Personalisté jsou specialisté na hledání talentů, onboarding nových zaměstnanců či péči o ty stávající. Realita ale bývá jiná. Spoustu času tráví HR pracovníci papírováním a rutinními úkoly. Zásadní změnu nabízí digitalizace a automatizace jejich agendy. Jak? Moderním docházkovým a HR systémem.
Administrativy se nezbavíme, protože je vyžadována právními předpisy. Kdo ale říká, že papírováním musí trávit desítky hodin měsíčně právě personalisté? Digitální doba přináší chytré technologie, které dokážou usnadnit život po všech stránkách, HR nevyjímaje. Přenechejte rutinní úkoly online systémům – zvládnou to za pár vteřin a vám se uvolní ruce na důležitější úkoly.
Digitální transformace HR managementu
Jak konkrétně vám usnadní život?
Automatická tvorba dokumentů lusknutím prstu
Neztrácejte hodiny ručním zpracováním docházky či přepisováním starých dokumentů. Pracovní smlouvy nebo předávací protokoly můžete díky předpřipraveným šablonám vytvořit během několika vteřin.
Vše si navíc můžete přizpůsobit – šablonu jednoduše nahrajete do systému GIRITON a ten už si sám automaticky doplní potřebná data. Ať už jde o přípravu podkladů pro mzdy, nebo evidenci majetku, vše je připraveno během několika vteřin a s nulovou chybovostí.
Informace od zaměstnanců získáte obratem
Získat od zaměstnanců data k vyplnění či aktualizaci pracovních dokumentů může zabrat dost času – od chystání dokumentů, přes jejich tisk, podepisování a archivaci. V systému GIRITON ale jen vyberete jaká data požadujete a pošlete zaměstnanci e-mail, který ho vyzve k doplnění. Personalista pak použije šablonu dokumentu, vybere zaměstnance a jeho data se doplní. Stejně tak je můžete požádat třeba o aktualizaci stavu tachometru pro správu vozového parku, který je také součástí systému.
Rychlé elektronické podepisování dokumentů
Další časově náročnou aktivitou je shánění zaměstnanců či vedoucích pracovníků k podpisu dokumentů, a to především u středně velkých a větších firem. Systém GIRITON jim sám odešle dokumenty připravené k elektronickému podpisu a pohlídá, aby je všichni podepsali. Personalista využije elektronické podepisování prakticky všude – u předávacích protokolů, dodatků ke smlouvám nebo dohody o mlčenlivosti. Online verze dokumentů navíc šetří peníze za tisk či posílání dokumentů poštou.
Dokumenty po ruce odkudkoliv a kdykoliv
Cloudové úložiště zpřístupňuje dokumenty na pár kliknutí, vše je navíc přehledně uspořádáno a dokumenty se dají rychle dohledat. Osoba, které byl povolen přístup, se navíc k dokumentům dostane odkudkoliv a kdykoliv. Personalisté i vedoucí pracovníci tak získají o pracovních smlouvách nebo povinné dokumentaci dokonalý přehled.
Online archivace a správa dokumentů
GIRITON ale zvládne celý proces až do konce. Podepsané dokumenty uloží na cloudové úložiště. V případě předávacích protokolů je pak vedoucí najde jak u položky daného zaměstnance, tak u požadovaného majetku (třeba konkrétní auto v evidenci vozového parku).
Některé z dokumentů je potřeba archivovat po zákonnou lhůtu. I menší firmy tak musí mít skladovací prostory pro desítky šanonů. A jsou to právě personalisté, kteří pak tráví tříděním, archivací či likvidací dlouhé hodiny. Díky digitální archivaci zůstane veškerá dokumentace v systému uložena a vy se nemusíte bát, že něco důležitého založíte a už nenajdete.
Méně papírování, více času na práci s lidmi
Digitalizace HR managementu a přechod na elektronickou dokumentaci má prakticky pouze výhody. Stačí si jen vybrat spolehlivý a důvěryhodný systém, který se bude HR pracovníkům snadno používat. Namísto obvolávání zaměstnanců, tisknutí desítek smluv či zakládání nových a nových šanonů, se tak mohou personalisté věnovat lidem a ne papírům.
Přestože digitální transformace možná asociuje náročný a dlouhý proces, je to přesně naopak. Budete překvapeni, jak je implementace docházkového systému a HR systému GIRITON jednoduchá a intuitivní. Začít s ní můžete už dnes – pokud HR systém navíc propojíte s docházkovým systémem, získáte jediný systém pro veškerou HR agendu. Další hodiny navíc tak ušetříte díky evidenci docházky či tvorbě podkladů.
Pokud chcete ve vaší firmě ulevit přetíženému HR oddělení, domluvte si s námi schůzku. Další výhody docházkového systému nebo HR systému vám rádi ukážeme. Kontaktovat nás můžete na telefonním čísle +420 728 543 275 nebo e-mailu info@giriton.com.
