Umět efektivně využívat čas v práci vám přinese množství benefitů. Budete plnit zadané úkoly včas, kolegové a nadřízení budou spokojení, budete mít lepší pocit z vykonané práce i víc času na své blízké a koníčky. Jenže jak si rozvrhnout čas v době, kdy se na nás valí povinnosti ze všech stran? Zde je sedm jednoduchých ale účinných taktik, jak pracovat efektivněji.
Být co nejefektivnější znamená, že zvládnete maximum úkolů v co nejkratším čase a s co nejmenším úsilím. Tedy více práce za méně času a v co největší pohodě. Existují metody, díky kterým můžete pracovat chytřeji. A v dnešním hektickém tempu si tak zachovat energii i motivaci.
1. Stanovte si reálné cíle a sepište je
Lépe se soustředit na to podstatné budete tehdy, když si vydefinujete, co a proč vlastně chcete dělat. Stanovte si realistické cíle. Následně je rozdělte do konkrétních menších úkolů. Úkoly si pak sepište do to-do listu. Někdo si tvoří takový tahák každé ráno při první kávě, někdo si raději naplánuje celý nadcházející týden v neděli navečer. Osvědčená rada je udělat jako první to, do čeho se vám chce nejméně. Dopoledne máte obvykle nejvíc energie a zbytek dne se ponese v příjemném duchu, protože eliminujete zbytečný stres z odkládání toho nejpodstatnějšího. Stejně tak platí, že pokud daná věc zabere méně než dvě minuty, udělejte ji hned a neodkládejte ji na později.
2. Měřte si čas
S prvním bodem souvisí i měření času. Zkuste si jeden týden psát, co a jak dlouho jste v práci dělali. Snáz tak odhalíte „časové upíry”, tedy věci, které vám zbytečně kradou čas. Navíc si vytvoříte postupně dobrý odhad na to, kolik vám co zabere času. Budete tak umět práci lépe plánovat a prioritizovat.
3. Odpočívejte
Pokud je to možné, snažte se střídat soustředěnou práci s přestávkami. Po dokončení úkolu či po delším úseku práce se protáhněte. Pokud sedíte před monitorem, zadívejte se chvíli například z okna nebo vyjděte ven na denní světlo. Vyběhněte schody nebo si alespoň dojděte pro pití do kuchyňky.
4. Hezky popořádku
Vždy dělejte v daný okamžik jen jednu věc. Ačkoliv může multitasking vypadat lákavě, dost pravděpodobně na konci dne zjistíte, že jste dělali dvacet věcí, ale ani jedna není hotová. Nedostaví se pocit z dobře odvedené práce a nezbude vám energie, ani čas na věci, které máte rádi.
5. Nerušit, prosím
Než se do pustíte nějakého náročnějšího úkolu, ujistěte se, že máte vypnuté notifikace, ideálně i ztišený telefon a zavřenou e-mailovou schránku. Zkuste minimalizovat riziko vyrušování. Pokud pracujete v rušném prostředí, najděte si klidný kout a nasaďte sluchátka. Pokud sdílíte kancelář s více kolegy, domluvte si signály. Například růžový samolepicí papírek na vašem počítači bude znamenat, že se soustředíte a nemají na vás mluvit.
6. Využívejte technologie
Nikoliv k prokrastinaci a projíždění nových příspěvků na vašem Instagramu, ale k usnadnění a zrychlení práce. Existují aplikace (například Costlocker, Hubstaff či Toggl Track), které vám umožní měřit si čas strávený nad každým úkolem či projektem. I vaše To-do listy můžete mít v digitální podobě a pořád u sebe, takže nehrozí, že seznam někde ztratíte či zapomenete. Zkusit můžete například jednoduchý Todoist, TickTick nabízející i synchronizaci s kalendářem a měření času či dostupný Google Task. Čas a námahu vám ušetří i množství dostupného specializovaného softwaru. Například práci HR a mzdových účetních může zefektivnit a usnadnit docházkový systém Giriton. Díky exportu do dalších systémů ušetří čas a minimalizuje zbytečnou administrativu. Nebojte se zkoušet a experimentovat. Pro usnadnění některých úkolů můžete využít i neustále opěvovanou AI, například chat GPT. Úkoly za vás sice neudělá, ale může vám s některými pomoci, což vám může ušetřit čas nebo například vnuknout novou myšlenku.
7. Udržujte rovnováhu mezi prací a životem
Je snadné nechat se prací pohltit a pro všechny položky na to-do listu zapomenout na osobní život. Pokud ale nebudete odpočívat a „dobíjet baterky” i mimo práci, brzy začne vaše efektivita i produktivita v práci strmě klesat. Klidně si proto do kalendáře zadejte schůzky sami se sebou a jděte sportovat, jeďte na výlet nebo si zajděte do kavárny na něco dobrého s přáteli. Čas investovaný do sebe se vám v práci mnohonásobně vrátí v podobě dostatečné energie, dobré nálady a chuti čelit výzvám a zvládnout i náročnější dny.
Co si z toho odnést?
Podle vědců z univerzity v San Diegu denně průměrný Američan zkonzumuje 34 gigabajtů dat a informací. Umět tak prioritizovat a soustředit se vyžaduje nejen přípravu, ale i trénink a určitou ukázněnost. Odměnou vám bude nejen úspěšné plnění úkolů a dosahování stanovených cílů, ale i vyšší sebevědomí, lepší rovnováha mezi prací a osobním životem a celkově lepší mentální zdraví. Spoustu z těchto tipů můžete využít i v případě, že pracujete z domova a potřebujete pomoci s efektivitou vaši práce, i když okolo běhají například děti nebo váš domácí mazlíček. Jednotlivá doporučení do svého pracovního režimu zavádějte postupně a sledujte, zda se něco mění. Nebojte se metody přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vašemu pracovnímu režimu i osobnímu nastavení. Jen tak mají šanci stát se automatickou součástí vaší práce a užitečnými pomocníky, nikoliv zdrojem stresu navíc.
Pokud byste se chtěli dozvědět s čím by vaši firmě mohl pomoci HR nebo docházkový systém Giriton, ozvěte se nám buď na telefonní číslo +420 728 543 275 nebo e-mail info@giriton.com.
