V dnešní digitální éře, kdy se většina podnikových procesů přesouvá do online prostředí, získává elektronické podepisování dokumentů stále větší popularitu. Jde o technologii, která umožňuje rychlé, bezpečné a právně závazné podepisování dokumentů elektronicky, bez nutnosti fyzické přítomnosti či tisknutí dokumentů a uchovávání papírů v šanonech. Tento článek se zaměřuje na vysvětlení základů elektronických podpisů, jejich typů, fungování a možností využití pro firmy přímo v praxi.
Co je elektronický podpis?
Elektronický podpis je digitální ekvivalent tradičního podpisu na papíře. Umožňuje uživatelům podepisovat elektronické dokumenty a formuláře online, čímž se zrychluje a zjednodušuje proces schvalování a realizace různých dokumentů a smluv. Elektronické podpisy nabízejí právní platnost a jsou uznávány v mnoha jurisdikcích po celém světě díky legislativě, která upravuje jejich používání.
Digitální podpis se uskutečňuje pomocí SMS, emailu nebo prostřednictvím Bankovní identity a splňuje tak úroveň „Zaručený elektronický podpis” dle nařízení Evropské unie 910/2014 tzv. eIDAS.
Typy elektronických podpisů
Existují různé typy elektronických podpisů, které se liší podle úrovně bezpečnosti a komplexnosti. eIDAS rozlišuje tři úrovně elektronického podpisu. Všechny jsou pak vymahatelné na celém území EU.
- Prostý elektronický podpis (SES) - Primární úroveň podpisu, při které nedochází k předchozí bezpečné identifikaci podepisujícího.Identita podepisujícího tedy není jednoznačně spojena s podpisem. Z tohoto důvodu je vhodný pouze pro neformální smlouvy a neformální dokumenty např. interní dokumenty, dodatky ke smlouvám, objednávky a další.
- Zdokonalený nebo zaručený elektronický podpis (AES) - Poskytuje vyšší úroveň bezpečnosti. Založen na podpisovém certifikátu, který je vydán certifikační autoritou. Identifikuje podepisujícího např. pomocí BankID.
- Kvalifikovaný podpis (QES) - Nejvyšší možný typ elektronického podpis. Je ekvivalentem pro vlastnoruční inkoustový podpis. Uznává ho i státní správa a veřejné instituce. Vyžaduje kvalifikovaný certifikát, který vydává pouze certifikační autorita. V ČR PostSignum České pošty nebo První certifikační autorita (I.CA).
Využití v praxi
Pro firmy představují elektronické podpisy cenný nástroj pro digitalizaci a automatizaci procesů. Použitím elektronického podepisování lze výrazně zefektivnit procesy mezi firmou a zaměstnancem. Díky novele zákoníku práce z října 2023 je možné využívat elektronické podpisy u většiny pracovněprávních dokumentů.
Elektronický podpis mohou firmy využívat například při uzavírání pracovních smluv nebo dohod u DPP a DPČ. Při podpisu jejich změn, interních směrnic firmy, dohod o srážkách ze mzdy, dohod o výkonu práce na dálku nebo rozvrhu směn či čerpání dovolené. Lze jej využít také pro předávací protokoly a mnoho dalších dokumentů.
Některé dokumenty je možné podepisovat elektronicky, avšak jen s použitím uznávaného elektronického podpisu. Na jejich doručování má zákoník práce v § 334 až 337 stanovená zvláštní pravidla. Jedná se o tyto dokumenty:
- Výpověď
- Okamžité zrušení pracovního poměru
- Odstoupení od pracovní smlouvy
- Zrušení pracovního poměru ve zkušební době
- Dalších písemností týkající se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a).
- Odvolání z pozice vedoucího
- Mzdový a platový výměr
Tyto dokumenty může zaměstnavatel zaslat zaměstnanci e-mailem jen v případě, že s komunikací přes e-mail zaměstnanec předem souhlasil a uvedl vlastní e-mailovou adresu. Souhlas musí být udělen samostatně a nesmí být součástí pracovní smlouvy.
Pokud má zaměstnanec datovou schránku fyzické osoby, může mu zaměstnavatel tyto dokumenty odeslat do datovky. K tomuto zaměstnavatel nepotřebuje souhlas, zaměstnanec může příjem takových zpráv v datové schránce zakázat.
Digitalizace pomocí HR systému GIRITON
S digitalizováním personální agendy vám pomůže HR systém GIRITON. V systému můžete snadno spravovat vše od školení přes evidenci uchazečů, majetku a vozového parku po knihu úrazů nebo třeba provozních incidentů. Další agendy si můžete pomocí jednoduchého editoru libovolně přidávat a nastavit dle svých požadavků.
Všechny dokumenty na jednom místě
K záznamům v každé agendě můžete připojit dokumenty. Ty si buď nahrajete z externího systému, nebo vygenerujete přímo z GIRITONU pomocí šablony. V praxi to znamená, že stačí, otevřít vlastní wordový dokument, vložit do něj políčka z dané agendy a nahrát jej do GIRITONU jako šablonu. Na pár kliků pak můžete ze systému kdykoli vygenerovat dokument naplněný vašimi daty a ten buď vytisknout, nebo jej poslat zaměstnanci k digitálnímu podpisu.
Digitální podpis se v GIRITONu uskutečňuje pomocí SMS, emailu nebo prostřednictvím Bankovní identity a splňuje tak úroveň „Zaručený elektronický podpis” dle klasifikace eIDAS. S nímž můžete elektronicky podepisovat HR dokumenty včetně pracovní smlouvy. Digitálně podepsané dokumenty jsou navíc opatřeny časovým razítkem, které se v GIRITONU automaticky prodlužuje. Nemusíte se proto obávat, že dokumenty po pěti letech ztratí platnost.
Upozorní vás na důležité termíny
Papíry založené v šanonech vás neupozorní na důležité termíny. Musíte tak vše pravidelně kontrolovat a vést v patrnosti sami. Díky HR systému GIRITON to budete moct pustit z hlavy. Ohlídá za vás končící pracovní smlouvy, narozeniny kolegů, platnost školení či lékařských prohlídek a včas vás upozorní. U těch navíc zkontroluje i to, zda zaměstnanec nedosáhl věku, kdy musí prohlídky absolvovat častěji.
Záznamy z kterékoli agendy, které mají nějaké datum, lze jednoduše propisovat do kalendáře v GIRITONU nebo exportovat do sdílených kalendářů Google či MS Office, popřípadě k nim přidávat i automatické notifikace.
Usnadněte a zpříjemněte vašemu HR oddělení práci. Rádi vám poradíme, jak šetřit náklady, optimalizovat procesy, modernizovat a zefektivnit HR i evidenci docházky. Ozvěte se nám na telefonní číslo +420 728 543 275 nebo na e-mail info@giriton.com. Rádi vám ukážeme, s čím vám náš systém může pomoci.
