Životní prostředí i čas šetří novela zákoníku práce. Ta totiž mimo jiné zásadně zjednodušila elektronické doručování a podepisování důležitých dokumentů mezi zaměstnanci a firmou. Většinu papírování tak zvládnete vyřídit jen prostřednictvím e-mailů. Podívejte se, jaká nová pravidla vešla od 1. října v platnost, a co se v doručování dokumentace mění.
Schválená novela zákoníku práce upravuje hned několik oblastí. Například postavení pracovníků na dohody nebo práci z domu. Podrobnosti o všech zásadních změnách najdete v našem souhrnném článku.
S postupující digitalizací se úpravám nevyhnulo ani doručování a podepisování dokumentů. Nemusíte se ale obávat. Novela dosavadní pravidla spíše zjednodušuje a rozvolňuje. Už nebude nutné vše tisknout, podepisovat ručně a posílat pouze doporučeně.
Se zaměstnanci je by firma měla podepsat Souhlasné prohlášení o doručování prostřednictvím sítě či elektronické komunikace. Vzor tohoto dokumentu si můžete zdarma stáhnout zde.
Dohody či dodatky postačí poslat mailem
Některé pracovní dokumenty tak lze nyní uzavírat pouze elektronicky. Stačí tedy, když je pošlete zaměstnanci e-mailem. Do této kategorie spadají smlouvy s dvoustranným právním jednáním. To jsou například pracovní smlouvy, DPP, DPČ, dodatky k těmto smlouvám či dohoda o rozvázání pracovněprávního poměru.
Od zaměstnance nepotřebujete žádný výslovný souhlas k zasílání těchto dokumentů na jeho e-mail. Stačí, že vám svou e-mailovou adresu sdělí.
Není vyžadován ani uznávaný elektronický podpis. Dokumenty tak mohou být podepsány vzdáleně, prostým elektronickým podpisem. To je například pomocí unikátního kódu zaměstnance, kdy mu přijde SMS a následně se může podepsat na displeji mobilního telefonu. K ověření se ale nabízí i další varianty.
Takto podepsané a uzavřené dokumenty musíte zaměstnanci zaslat znovu na e-mail. Pozor ovšem na to, že se musí jednat o jeho soukromou e-mailovou adresu, nikoliv pracovní. Zaměstnanec má pak 7 dní od doručení elekronicky zaslaných dokumentů na případné odstoupení.
Výplata či odvolání elektronicky pouze se souhlasem
Co se ale nemění, jsou pravidla pro takzvané důležité pracovněprávní písemnosti. Tam patří například mzdové či platové výměry, vytýkací dopisy, odvolání či odstoupení z vedoucího pracovního místa a jednostranné rozvázání pracovního poměru (výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době). Všechny tyto dokumenty zůstávají v přísném režimu. Co to přesně znamená?
Že můžete i tyto dokumenty posílat elektronicky, ale ideálně například pomocí datové schránky či komunikační aplikace. Pokud se rozhodnete pro zaslání e-mailem, musíte k tomu mít od zaměstnanců výslovný souhlas. A to v podobě podepsaného samostatného prohlášení opatřeného poučením. Ani v tomto případě nesmí být e-mailová adresa firemní.
Ze strany zaměstnavatele je pak nutný také takzvaný kvalifikovaný podpis, respektive uznávaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Zaměstnanci postačí prostý elektronický podpis jako v případě běžných dokumentů.
V případě, že zaměstnanec nepotvrdí přijetí, považuje se pošta za doručenou až od 15. dne zaslání do e-mailové či datové schránky.
V případě sporu ale musí zaměstnavatel prokázat, že dokumentaci skutečně do schránky doručil. I proto se doporučuje volit raději datovou schránku. Ta nabízí několik dalších výhod. Neplatí pro ni povinnost kvalifikovaného podpisu. I ze strany zaměstnavatele v tomto případě stačí prostý elektronický podpis. A k využívání datové schránky pro zasílání důležitých pracovněprávních písemností nepotřebuje zaměstnavatel od zaměstnance výslovný souhlas.
Vstříc digitalizaci díky Giritonu
Náš systém digitalizaci fandí a obsahuje řadu funkcí, které výše popsané změny vyplývající z novely zjednodušují. Nově si tak můžete k zaměstnancům přikládat v systému veškeré dokumenty, jako jsou pracovní smlouva, dodatky či předávací protokoly. Veškerou důležitou agendu tak budete mít na jednom místě a přístupnou na pár kliknutí.
Navíc si tyto dokumenty můžete přímo v systému vygenerovat. Stačí vzít vzor smluv, naformátovat a nahrát do systému od Giritonu. Ten už automaticky vyplní data vybraných zaměstnanců. Nemusíte tak ručně vytvářet a vyplňovat dokumentaci pro každého zaměstnance zvlášť, což vám ušetří čas a eliminuje chyby.
Abyste se vyhnuli zasílání pracovněprávní dokumentace e-mailem, můžete jednoduše zvolit zaslání k digitálnímu podpisu přes náš systém. Díky tomu také uvidíte, zda už zaměstnanci a odpovědná osoba z firmy podepsalii, či nikoliv.
Díky novele platící od 1. října i díky HR systému od Giritonu se můžete konečně rozloučit s únavným a nešetrným tisknutím stovek papírů. Většinu dokumentů postačí mít pouze online, uložené u příslušného zaměstnance. A díky možnosti automatického vyplňování údajů zase ušetříte čas a eliminujete případné chyby. To zní lákavě. Souhlasíte?
Pokud byste rádi udělali krok vstříc digitalizaci díky Giritonu, ozvěte se nám na telefonní číslo +420 728 543 275 nebo na e-mail info@giriton.com. Rádi vám ukážeme, s čím vám náš systém může pomoci.
