Přemýšlíte, že do firmy pořídíte moderní docházkový systém, ale nejste si jistí, kde začít? Nebo se v nabídce ztrácíte, a tak raději rozhodnutí stále odkládáte? Zde je pár rad, na co při výběru nového systému myslet, a jak si vybrat ten nejvhodnější právě pro vás.
Při pořizování jakéhokoliv nového IT systému je nejlepší začít tím, že si uvědomíte, jak vaše firma funguje a v čem by vám měl takový systém pomoci. Ujasněte si, které funkce nutně potřebujete, a co je naopak zbytečné a pravděpodobně to nikdy nevyužijete. Ušetříte si tak starosti i peníze do budoucna.
Jak budete docházku evidovat
Jedním z prvních kroků by také mělo být stanovení způsobu, jakým chcete docházku evidovat. Máte výrobu se stovkami zaměstnanců? Pak bude asi nejvhodnější sáhnout po nástěnných píchacích hodinách například na čipovou kartu u vchodu. Pokud naopak vedete kreativní studio s pár zaměstnanci, kteří někdy pracují z kanceláře, někdy z domu a někdy z cest, pak raději sáhněte po docházkovém systému s mobilní aplikací.
Velmi často ale firma potřebuje způsoby evidence kombinovat, protože umožňuje například administrativním pracovníkům občasnou práci z domova, ale zároveň potřebuje zaznamenávat docházku zaměstnanců v provozu. Hledejte tedy takového dodavatele, který vám maximální flexibilitu ve volbě způsobů zaznamenávání docházky umožní.
Bez čeho se neobejdete a kde ušetřit
Zejména, pokud pořizujete první vyspělý systém evidence docházky, může být těžké vyznat se v nabízených funkcích. Zkuste se kritickým okem podívat na to, co budete skutečně potřebovat. A co jsou funkce navíc, které můžete zvažovat do budoucna, případně se bez nich obejdete. Většina docházkových systémů umí například počítat stravné. Některé ale neumí počítat stravenky různě pro různé skupiny zaměstnanců. U jiných může být funkce Stravenky nebo jejich export do mzdového systému za příplatek. Více podobných funkcí pak může neočekávaně navýšit výslednou cenu anebo nutit klienta ke změně interních procesů. Zkušení dodavatelé vám rádi poradí. Mnohdy za sebou mají už stovky instalací, a tak umí odhadnout, jaké řešení pro vás bude fungovat nejlépe.
Evidence docházky je základem všech těchto systémů. Když už ale budete do systému investovat, zvažte, zda nevyužijete například plán směn. Nebo možnost zasílat a schvalovat žádosti. V jediném systému můžete sledovat kromě toho, kdo kdy přišel do práce a kdo má kdy volno, i množství času odpracovaného na jednotlivých projektech. Což se hodí zejména agenturám, které na konci měsíce vykazují odvedenou práci klientům. Případně zaměstnáváte velké množství lidí a ti odvádí personální oddělení od jejich práce neustálými dotazy například na zůstatek dovolené. Volte takové funkce, které zvýší efektivitu práce a případně i produktivitu zaměstnanců. Docházkový systém GIRITON umí údaje, jako jsou zůstatky dovolené, přesčasy či stavy fondů zobrazit jak na píchacích hodinách, tak na webu i v mobilní aplikaci.
Zcela zásadní je pak parametr napojení na další systémy ve firmě. Velmi praktickým řešením, které oceníte, je export dat do mzdového softwaru. Veškerou docházku, přesčasy, noční směny, příplatky či stravné budete mít na jednom místě, využitelné dále pro výpočet mzdy. Rychle a s minimálním rizikem chyby, která hrozí, pokud údaje někdo například přepisuje z docházkové knihy či kopíruje z excelové tabulky. Do budoucna pak můžete uvažovat i o napojení na další systémy. Snadná možnost importu dat se hodí, pokud fungujete projektově. Díky synchronizaci docházkového systému s kalendářem pak zase všichni budou vědět, kdo je kdy na dovolené.
Cloud nebo vlastní server?
Při výběru budete čelit i volbě mezi cloudem a mezi systémem, který poběží na vašem vlastním serveru. Díky cloudu budete mít přístup k systému odkudkoliv. Snadno tak schválíte žádosti podřízených i z dlouhodobé dovolené nebo si o volno požádáte z postele v případě nemoci. Možnost vzdáleného přístupu požadují organizace napříč obory od dob covidové pandemie mnohonásobně častěji.
Další nespornou výhodou cloudového řešení je to, že odpovědnost za veškeré aktualizace, zálohování i zabezpečení dat připadá na dodavatele. Nemusíte se tak starat o to, zda se mění něco v legislativě, protože v systému se případné změny vyplývající z nových zákonů a vyhlášek automaticky promítnou.
Přečtěte si také náš článek Evidence docházky v cloudu: Váš klíč k efektivitě a bezpečnosti.
Berte jen systém pravidelně aktualizovaný
S předchozím bodem souvisí, že byste vždy měli volit pouze takový systém, který dodavatel pravidelně aktualizuje. Díky tomu budete průběžně získávat nové funkce a systém tak pro vás bude mít z dlouhodobého hlediska vyšší přidanou hodnotu. Pravidelně aktualizované systémy také obvykle zohledňují například měnící se legislativu.
Při výběru se také ujistěte, že vámi zvolený systém splňuje veškerá nařízení z oblasti ochrany osobních údajů (GDPR).
Nabízí přítele na telefonu?
Chtějte jen takový docházkový systém, který nabízí technickou podporu. Zejména při nasazení nového docházkového systému do provozu je zpočátku mnohdy potřeba s něčím pomoct či poradit. Než tedy systém pořídíte, ujistěte se, že dodavatel technickou podporu nabízí, a zda a jak je zpoplatněna. Větší firmy operující i v několika zemích by pak měly myslet i na takové aspekty, jako je technická podpora v jiném jazyce, případně časová dostupnost techniků.
Stejně, jako by měly být transparentní informace o poskytované podpoře, měla by být transparentní cena. Hned od začátku byste měli vědět, co máte v ceně a za co případně budete připlácet. Je mobilní aplikace součástí finální cenové nabídky? Je v ceně zahrnuto i exportování dat do mzdových softwarů, či jiné funkce, které se zdají být nedílnou součástí produktu? Připlácí se za technickou podporu? Ujistěte se, že přesně víte, za co a kolik budete platit, abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením v budoucnu.
Systém zvládne používat (téměř) každý
To nejdůležitější pak je, myslet při výběru nového systému na své zaměstnance. Je systém intuitivní a zvládnou ho ovládat bez složitého zaškolování? Nabízí funkce, které skutečně využijí? Zkuste například demo verzi produktu ukázat i řadovým zaměstnancům a požádejte je, ať si kromě vložení docházky zkusí požádat o dovolenou nebo prohlédnou směny. Měli by to víceméně zvládnout i bez toho, aby kdy předtím systém viděli. Pokud tápou a dělají chyby, výběr přehodnoťte. Uživatelsky přívětivý systém je totiž více než polovina úspěchu. Jestliže zaměstnanci budou systém umět ovládat, budou ho v budoucnu často a rádi využívat a on tak bude moct maximálně plnit to, k čemu jste ho na začátku pořídili.
Intuitivní, bezpečný, flexibilní a funkcemi nabitý je i náš docházkový systém GIRITON. Rádi vám ukážeme, co všechno umí.
Ozvěte se nám buď na telefonní číslo +420 728 543 275 nebo e-mail info@giriton.com. Rádi s vámi vše probereme a ukážeme vám, že vést docházku jde i jednoduše a efektivně a že v docházkovém systému můžete získat spolehlivého parťáka.
