Povinnost evidovat pracovní dobu ukládá zaměstnavatelům zákon. Přesto řada organizací v této oblasti chybuje a špatná evidence pracovní doby je tak nejčastější důvod pokut ze strany inspektorátu práce. Udělejte si jednou provždy jasno, co přesně sledovat a zapisovat, abyste se vyhnuli nepříjemnostem.
Možná evidenci docházky vedete poctivě. I tak byste byli v případě kontroly ve velkých problémech. Evidence docházky totiž, na rozdíl od evidence pracovní doby, není zákonem není nijak definovaná, ani vyžadovaná. Pojďme se tedy podívat na to, co skutečně musíte zaznamenávat.
Povinná evidence pracovní doby
Ze zákona musíte vést takzvanou evidenci pracovní doby, což je právní pojem, který upravuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. A to ať už pracujete ve veřejném sektoru, nebo v podnikatelské sféře. Jedná se o dobu, kterou zaměstnanec reálně odpracoval. Evidenci pracovní doby je nutné vést ke každému zaměstnanci zvlášť a zaznamenávat musíte konkrétní údaje o pracovních směnách (tedy čas začátku a konce směny). Dále přesčasy, noční práci a pracovní pohotovost. Ve všech případech musí být jasně vyznačen začátek a konec dané pracovní aktivity. Jedná se o klíčový podklad pro výpočet mzdy.
Pozor na skutečnost, že evidenci pracovní doby musíte vést úplně stejně i pro pracovníky na dohodu o provedení práce či dohodu o pracovní činnosti.
Evidence by měla být přehledná a průkazná. Jelikož slouží mimo jiné i k výměru důchodového pojištění, musí být archivována po dobu minimálně 30 let. Zaměstnanec má také právo do evidence pracovní doby nahlížet či si požádat o výpis z ní.
Jelikož se jedná o zákonnou povinnost, údaje skutečně musí být pravdivé. Někde to řeší ručním vyplňováním údajů do formulářů či tabulek a jejich podpisem. Jelikož je to ale nepraktické a snáze může dojít k chybám, organizace raději přistupují k zaznamenávání údajů pomocí moderních docházkových systémů. Zaměstnanci navíc nemají povinnost evidenci pracovní doby vést na místo zaměstnavatele. Vymyslet to, jakým způsobem zaměstnavatel přesné údaje získá, je tedy čistě jeho zodpovědnost.
Dobrovolná evidence docházky
Naopak evidenci docházky jako právní termín nikde v zákoně nenajdeme. Zaměstnavatel si ji tak vést může, ale nemusí.
Je to informace o tom, kdy byl zaměstnanec na pracovišti. Nemusí tedy pracovat, ale pouze se nacházet v objektu zaměstnavatele. Evidence docházky tak obsahuje například i pauzy na oběd a přestávky. A je z ní možné vyčíst například i dny, kdy byl zaměstnanec na dovolené či v pracovní neschopnosti. Není nutné ji archivovat desetiletí, stačí tři roky, během nichž si může zaměstnanec vyžádat mzdové podklady.
Ačkoliv není povinná, vést a archivovat evidenci docházky se hodí zejména pro případy soudních sporů mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.
Docházkový systém ušetří starosti s evidencí
Jak už jsme si řekli, evidenci pracovní doby vést musíte, evidenci docházky můžete. Velikou výhodou moderních docházkových systémů je, že díky nim můžete mít všechny údaje na jednom místě. Splníte tak zákonné povinnosti, ale zároveň získáte i potřebné údaje pro případ jakýchkoliv nejasností či sporů se zaměstnanci.
Například v docházkovém systému od Giritonu budete mít na jednom místě nejen příchody a odchody zaměstnanců, ale i pauzy, dovolené či návštěvy u lékaře. O jakékoliv volno či změny mohou zaměstnanci žádat přímo v systému, kde také následně nadřízený žádost vyřídí. Všechny strany jsou informovány o stavu žádosti pomocí notifikací, takže nehrozí žádné prodlevy v komunikaci, ani žádná nepříjemná překvapení.
V našem docházkovém systému navíc můžete plánovat směny a nastavit i limity na čerpání dovolené či sick days. Pokud docházku propojíte s HR systémem, získáte ještě další výhody v podobě všech dokumentů na jednom místě.
Veškeré údaje pak jednoduše na konci měsíce vyexportujete do mzdového systému. A v případě kontroly z inspektorátu budete mít všechny podklady na jednom místě. Pokud tedy chcete ušetřit čas i starosti vám nebo lidem ve vaši firmě, domluvte si s námi schůzku. Rádi vám ukážeme, jak vám Docházka nebo HR systém Giriton může pomoci. Kontaktovat nás můžete na telefonním čísle +420 728 543 275 nebo e-mailu info@giriton.com.
