Premýšľate o tom, že by ste pre svoju firmu zaobstarali moderný dochádzkový systém, ale neviete, kde začať? Alebo sa v ponuke strácate a rozhodnutie radšej stále odďaľujete? Prinášame vám niekoľko rád, na čo by ste mali myslieť pri výbere nového systému a ako si vybrať ten najlepší pre vás.
Pri obstarávaní akéhokoľvek nového IT systému je najlepšie začať tým, že si uvedomíte, ako funguje vaša firma a ako by vám mal takýto systém pomôcť. Ujasnite si, ktoré funkcie bezpodmienečne potrebujete a ktoré sú naopak zbytočné a pravdepodobne ich nikdy nevyužijete. Ušetríte si tak starosti a peniaze do budúcna.
Ako budete dochádzku evidovať
Jedným z prvých krokov by tiež malo byť určenie spôsobu, akým chcete evidovať dochádzku. Máte výrobu so stovkami zamestnancov? Potom bude možno najlepšie siahnuť po nástenných pichacích hodinách, napríklad na čipovú kartu pri vstupe. Ak naopak prevádzkujete kreatívne štúdio iba s niekoľkými zamestnancami, ktorí niekedy pracujú z kancelárie, niekedy z domu a niekedy z ciest, potom bude najlepšie ak siahnete po dochádzkovom systéme s mobilnou aplikáciou.
Veľmi často však spoločnosť potrebuje kombinovať metódy evidencie, pretože umožňuje napríklad administratívnym pracovníkom príležitostne pracovať z domu, ale zároveň potrebuje evidovať dochádzku zamestnancov v prevádzke. Hľadajte preto takého dodávateľa, ktorý vám umožní maximálnu flexibilitu pri výbere metód evidencie dochádzky.
Bez čoho sa nezaobídete a kde ušetriť
Ak si zaobstarávate svoj prvý pokročilý systém na evidenciu dochádzky, môže byť ťažké zorientovať sa v ponúkaných funkciách. Skúste sa kritickým okom pozrieť na to, čo budete skutočne potrebovať. A čo sú ďalšie funkcie, ktoré môžete do budúcnosti zvážiť, alebo sa bez nich zaobísť. Väčšina dochádzkových systémov napríklad dokáže počítať stravné lístky. Niektoré však nevedia počítať stravenky rôzne pre rôzne skupiny zamestnancov. U iných môže byť funkcia Stravenky alebo ich export do mzdového systému za príplatok. Viacero podobných funkcií potom môže neočakávane zvýšiť výslednú cenu alebo prinútiť klienta zmeniť interné procesy. Skúsení dodávatelia vám radi poradia. Často majú za sebou už stovky inštalácií, takže dokážu odhadnúť, aké riešenie bude pre vás najlepšie.
Základom všetkých týchto systémov je evidencia dochádzky. Ak sa však rozhodnete do systému investovať, zvážte, či nevyužijete napríklad plán zmien. Alebo možnosť odosielať a schvaľovať požiadavky. V jednom systéme môžete okrem toho, kto kedy prišiel do práce a kto má kedy voľno, sledovať aj množstvo odpracovaného času na jednotlivých projektoch. To je užitočné najmä pre agentúry, ktoré na konci mesiaca vykazujú klientom odvedenú prácu. Prípadne zamestnávate veľký počet ľudí a tí odvádzajú pozornosť personálneho oddelenia od svojej práce neustálymi otázkami napríklad o zostatkoch dovoleniek. Vyberte si také funkcie, ktoré zvýšia efektivitu práce a prípadne aj produktivitu zamestnancov. Dochádzkový systém GIRITON dokáže údaje, ako sú zostatky dovoleniek, nadčasy a stavy fondov, zobraziť ako na pichacích hodinách, tak aj na webe a v mobilnej aplikácii.
Úplne zásadný je parameter napojenia na ostatné systémy vo firme. Veľmi praktickým riešením, ktoré oceníte, je export dát do mzdového softvéru. Všetku dochádzku, nadčasy, nočné zmeny, príplatky či stravné budete mať na jednom mieste, použiteľné ďalej na výpočet mzdy. Rýchlo a s minimálnym rizikom chyby, ktorá hrozí, ak údaje niekto napríklad prepisuje z dochádzkovej knihy alebo kopíruje z excelovej tabuľky. Do budúcna môžete uvažovať aj o prepojení s inými systémami. Jednoduchá možnosť importu dát sa hodí, ak fungujete projektovo. Vďaka synchronizácii dochádzkového systému s kalendárom budú všetci vedieť, kto má kedy dovolenku.
Cloud alebo vlastný server?
Pri výbere budete čeliť tiež voľbe medzi cloudom a systémom, ktorý pobeží na vašom vlastnom serveri. Vďaka cloudu budete mať k systému prístup odkiaľkoľvek. Jednoducho tak schválite žiadosti podriadených aj z dlhodobej dovolenky alebo si požiadate o voľno z postele v prípade choroby. Možnosť vzdialeného prístupu požadujú organizácie v rôznych odvetviach od vypuknutia pandémie covidu mnohokrát častejšie.
Ďalšou nespornou výhodou cloudového riešenia je to, že zodpovednosť za všetky aktualizácie, zálohovanie a zabezpečenie dát pripadá na dodávateľa. Nemusíte sa tak starať o to, či sa niečo mení v legislatíve, pretože systém automaticky reflektuje všetky zmeny vyplývajúce z nových zákonov a vyhlášok.
Berte len pravidelne aktualizovaný systém
S predchádzajúcim bodom súvisí, že vždy by ste si mali vybrať iba taký systém, ktorý dodávateľ pravidelne aktualizuje. Vďaka tomu budete priebežne získavať nové funkcie a systém tak pre vás bude mať z dlhodobého hľadiska väčšiu pridanú hodnotu. Pravidelne aktualizované systémy tiež zvyčajne zohľadňujú napríklad meniace sa právne predpisy.
Pri výbere sa tiež uistite, že vami vybraný systém spĺňa všetky nariadenia týkajúce sa ochrany osobných údajov (GDPR).
Ponúka priateľa na telefóne?
Chcete len taký dochádzkový systém, ktorý ponúka technickú podporu. Najmä pri nasadení nového dochádzkového systému do prevádzky je zo začiatku často potreba s niečím pomôcť alebo poradiť. Skôr ako si teda systém kúpite, uistite sa, či dodávateľ ponúka technickú podporu a či a ako je spoplatnená. Väčšie spoločnosti pôsobiace vo viacerých krajinách by mali zvážiť aj také aspekty, ako je technická podpora v inom jazyku, prípadne časová dostupnosť technikov.
Rovnako, ako by mali byť transparentné informácie o poskytovanej podpore, mala by byť transparentná aj cena. Hneď od začiatku by ste mali vedieť, čo je zahrnuté v cene a za čo si prípadne priplatíte. Je mobilná aplikácia súčasťou konečnej cenovej ponuky? Je v cene započítaný aj export dát do mzdových softvérov alebo iné funkcie, ktoré sa zdajú byť neoddeliteľnou súčasťou produktu? Pripláca sa za technickú podporu? Uistite sa, že presne viete, za čo a koľko budete platiť, aby ste sa v budúcnosti vyhli nepríjemným prekvapeniam.
Systém zvládne používať (takmer) každý
To najdôležitejšie potom je, aby ste pri výbere nového systému mysleli na svojich zamestnancov. Je systém intuitívny a dokážu ho ovládať bez zložitého školenia? Ponúka funkcie, ktoré budú skutočne využívať? Skúste napríklad demo verziu produktu ukázať aj radovým zamestnancom a požiadajte ich, aby si okrem zadávania dochádzky vyskúšali aj žiadosť o dovolenku alebo prehľad zmien. Mali by to viac-menej zvládnuť aj bez toho, aby systém predtým videli. Pokiaľ sa im to nedarí a robia chyby, prehodnoťte výber. Používateľsky prívetivý systém je totiž viac ako polovica úspechu. Ak zamestnanci budú vedieť, ako systém používať, budú ho v budúcnosti radi a často využívať a systém tak bude môcť maximálne plniť to, na čo ste ho v prvom rade kúpili.
Intuitívny, bezpečný, flexibilný a funkciami nabitý je aj náš dochádzkový systém GIRITON. Radi vám ukážeme, čo všetko dokáže.
Ozvite sa nám buď na telefónnom čísle +421 2 222 005 57 alebo napíšte na e-mailovú adresu info@giriton.com. Radi s vami všetko preberieme a ukážeme vám, že viesť evidenciu dochádzky sa dá jednoducho a efektívne a že v dochádzkovom systéme môžete získať spoľahlivého partnera.
