Personalisti sú špecialisti na hľadanie talentov, onboarding nových zamestnancov a starostlivosť o tých súčasných. Realita ale býva často iná. Veľa času trávia HR pracovníci papierovaním a rutinnými úlohami. Zásadnú zmenu ponúka digitalizácia a automatizácia ich agendy. Ako? Moderným dochádzkovým a HR systémom.
Administratívy sa nezbavíme, pretože je vyžadovaná právnymi predpismi. Kto ale hovorí, že papierovaním musia tráviť desiatky hodín mesačne práve personalisti? Digitálna doba prináša chytré technológie, ktoré dokážu uľahčiť život po všetkých stránkach, HR nevynímajúc. Prenechajte rutinné úlohy online systémom – zvládnu to za pár sekúnd a vám sa uvoľnia ruky na dôležitejšie úlohy.
Digitálna transformácia HR managementu
Ako konkrétne vám uľahčí život?
Automatická tvorba dokumentov lusknutím prstu
Nestrácajte hodiny ručným spracovaním dochádzky či prepisovaním starých dokumentov. Pracovné zmluvy alebo odovzdávacie protokoly môžete vďaka predpripraveným šablónam vytvoriť za niekoľko sekúnd.
Všetko si navyše môžete prispôsobiť – šablónu jednoducho nahráte do systému GIRITON a ten už si sám automaticky doplní potrebné údaje. Či už ide o prípravu podkladov pre mzdy alebo evidenciu majetku, všetko je pripravené v priebehu niekoľkých sekúnd a s nulovou chybovosťou.
Informácie od zamestnancov získate obratom
Získať od zamestnancov údaje na vyplnenie či aktualizáciu pracovných dokumentov môže zabrať dosť času – od prípravy dokumentov, cez ich tlač, podpisovanie a archiváciu. V systéme GIRITON ale iba vyberiete aké dáta požadujete a pošlete zamestnancovi e-mail, ktorý ho vyzve na doplnenie. Personalista potom použije šablónu dokumentu, vyberie zamestnanca a jeho údaje sa doplnia. Rovnako ich môžete požiadať napríklad o aktualizáciu stavu tachometra pre správu vozového parku, ktorý je tiež súčasťou systému.
Rýchle elektronické podpisovanie dokumentov
Ďalšou časovo náročnou aktivitou je zháňanie zamestnancov či vedúcich pracovníkov na podpis dokumentov, a to predovšetkým u stredne veľkých a väčších firiem. Systém GIRITON im sám pošle dokumenty pripravené na elektronický podpis a postráži, aby ich všetci podpísali. Personalista využije elektronické podpisovanie prakticky všade – pri odovzdávacích protokoloch, dodatkoch k zmluvám alebo pri dohode o mlčanlivosti. Online verzia dokumentov navyše šetrí peniaze za tlač či posielanie dokumentov poštou.
Dokumenty po ruke odkiaľkoľvek a kedykoľvek
Cloudové úložisko sprístupňuje dokumenty na pár kliknutí, všetko je navyše prehľadne usporiadané a dokumenty sa dajú rýchlo poslať. Osoba, ktorej bol povolený prístup, sa k dokumentom dostane odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Personalisti aj vedúci pracovníci tak získajú o pracovných zmluvách alebo povinnej dokumentácii dokonalý prehľad.
Online archivácia a správa dokumentov
GIRITON ale zvládne celý proces až do konca. Podpísané dokumenty uloží na cloudové úložisko. V prípade odovzdávacích protokolov ich potom vedúci nájde ako pri položke daného zamestnanca, tak pri požadovanom majetku (napríklad konkrétne auto v evidencii vozového parku).
Niektoré z dokumentov je potrebné archivovať počas zákonnej lehoty. Aj menšie firmy tak musia mať skladovacie priestory pre desiatky šanónov. A sú to práve personalisti, ktorí potom trávia triedením, archiváciou či likvidáciou dlhé hodiny. Vďaka digitálnej archivácii zostane všetka dokumentácia v systéme uložená a vy sa nemusíte báť, že niečo dôležité založíte a už nenájdete.
Menej papierovania, viac času na prácu s ľuďmi
Digitalizácia HR manažmentu a prechod na elektronickú dokumentáciu má prakticky iba výhody. Stačí si iba vybrať spoľahlivý a dôveryhodný systém, ktorý sa bude HR pracovníkom jednoducho používať. Namiesto obvolávania zamestnancov, tlačenia desiatok zmlúv či zakladania nových a nových šanónov, sa tak môžu personalisti venovať ľuďom a nie papierom.
Napriek tomu, že digitálna transformácia možno asociuje náročný a dlhý proces, je to presne naopak. Budete prekvapení, aká je implementácia dochádzkového systému a HR systému GIRITON jednoduchá a intuitívna. Začať s ňou môžete už dnes – pokiaľ HR systém navyše prepojíte s dochádzkovým systémom, získate jediný systém pre všetku HR agendu. Ďalšie hodiny ešte ušetríte vďaka evidencii dochádzky či tvorbe podkladov.
Pokiaľ chcete vo vašej firme uľaviť preťaženému HR oddeleniu, dohodnite si s nami schôdzku. Ďalšie výhody dochádzkového systému alebo HR systému vám radi ukážeme. Kontaktovať nás môžete na telefónnom čísle +421 222 200 557 alebo e-maile info@giriton.com.
