Správna adaptácia je kľúčovou súčasťou kariérneho cyklu každého nového zamestnanca. Napriek tomu prieskumy ukazujú, že až 88 percent spoločností nemá takzvaný onboarding nastavený správne. Nielenže neúspešné začlenenie nového zamestnanca môže pokaziť atmosféru vo firme, ale kvôli poklesu produktivity, nižšej angažovanosti a vyššej chybovosti stojí organizáciu aj veľa peňazí. Ako teda postupovať pri správnom procese onboardingu? Zoznámte sa s osvedčenými postupmi.
Podľa prieskumu jeden neangažovaný zamestnanec s priemerným platom stojí firmu približne XXX eur ročne. Malé zapojenie, slabé výkony, viac chýb aj menšia lojalita pritom majú často pôvod v nedostatočnom onboardingovom procese. Čiže v adaptačnom období nového zamestnanca po jeho nástupe.
Onboarding je integračný proces, ktorého hlavným cieľom je pomôcť zamestnancom, aby boli čo najlepšie pripravení na prácu v danej organizácii a mohli prispievať k napĺňaniu jeho cieľov a hodnôt. Základná adaptácia trvá zvyčajne dva až tri týždne. Na dôkladné zaškolenie a zapojenie zamestnanca sa potom štandardne využíva trojmesačná skúšobná doba. Prinášame vám päť overených tipov, ako zabezpečiť, aby sa u vás váš nový zamestnanec cítil dobre a bol schopný podávať čo najlepšie výkony.
1. Nečakajte do dňa nástupu
Dnes je na trhu práce núdza o šikovných ľudí. Kvôli nízkej nezamestnanosti si tak mnoho odborníkov môže vyberať z množstva zaujímavých ponúk. Pokiaľ niekto kývol na prácu u vás, nenechajte sa ukolísať a hneď s ním nadviažte kontakt. Onboarding totiž môžete začať už v čase, keď mu ešte plynie výpovedná lehota u predchádzajúceho zamestnávateľa. Organizujete teambuilding alebo firemnú akciu? Ideálna príležitosť pozvať nového kolegu a lepšie ho spoznať. Ponúknuť mu môžete napríklad aj skúšobný deň, prípadne budúceho zamestnanca prepojiť s novým tímom. Tým, že budete udržiavať kontakt a pomaly začleňovať zamestnanca do prostredia vašej organizácie, minimalizujete riziko, že ho niekto odláka a prácu u vás odmietne.
2. Prvý deň udáva tón
Nový zamestnanec si z veľkej miery na vašu spoločnosť vytvorí názor už podľa prvého dňa, a ten sa dá len veľmi ťažko zmeniť. Dajte si preto skutočne záležať na privítaní nováčikov do vašej firmy. Prvý deň by mal byť dobre naplánovaný a mal by mať presne stanovený harmonogram. Do tohto procesu sa nebojte zapojiť aj ostatných zamestnancov spoločnosti. Rozdeľte si jasne roly a dajte priestor dlhoročným zamestnancom a členom manažmentu, aby predstavili život vo vašej organizácii. Len si dajte pozor, aby ste nových kolegov nezahltili príliš veľkým množstvom informácií a detailov, bez ktorých by sa na niekoľko dní ešte mohli pokojne zaobísť.
3. Poriadok robí priateľov
Nikto sa necíti dobre, keď má pracovať pre organizáciu, ktorá nemá v poriadku svoju vlastnú administratívu. Postarajte sa o to, aby boli pripravené všetky zmluvy, dodatky, potvrdenia a podobne. Na nového zamestnanca by už mala čakať aj technika, prihlasovacie údaje do systému či napríklad prístupová kartička do budovy. Nič nepokazíte ani firemným poznámkovým blokom, tričkom alebo inou pozornosťou na privítanie.
S administratívou vám môže pomôcť náš HR systém Giriton, vďaka ktorému môžete s novými zamestnancami na diaľku podpisovať zmluvy. Zároveň vidíte, či zmluvu podpísal aj nadriadený, prípadne koľko podpisov a od koho vám ešte chýba. Všetky dokumenty uvidíte na jednom mieste a na ich vytvorenie môžete využiť automatické vyplňovanie, čo ušetrí čas a eliminuje chyby.
4. Nespoliehajte sa iba na pamäť
Pozná to každý, kto už niekedy niekde pracoval. Prvé dni a týždne v novom zamestnaní sú jednoducho náročné. A množstvo informácií, ktoré je potrebné si rýchlo osvojiť, je obrovské. Nespoliehajte sa preto na pamäť alebo poznámky nováčikov, ale ponúknite im podporné materiály. Možno by sa dali shrnúť v tlačenej alebo online príručke pre nových zamestnancov základné body a praktické informácie, ako napríklad zoznam miest, kde sa dá v okolí naobedovať, alebo mapa s vyznačením jednotlivých kancelárií vo firme. Môžete tiež pripraviť aj tzv. check-list, t. j. kontrolný zoznam na odškrtávanie toho, čo by mal nový kolega počas onboardingu absolvovať.
5. Zbierajte spätnú väzbu a vyhodnocujte
Od prvého dňa by ste mali zbierať spätnú väzbu ako od nového zamestnanca, tak napríklad od jeho nadriadeného. To preto, aby ste mohli v prípade potreby adaptačný proces upravovať a predchádzať tak zbytočným nedorozumeniam a nepríjemnostiam.
Celý proces onboardingu by tiež mal mať od začiatku jasne stanovený cieľ a adaptačnú fázu by ste mali na konci vyhodnotiť. Ideálnym obdobím je koniec skúšobnej doby, ktorý je zároveň aj dobrým odrazovým bodom pre vytvorenie rozvojového plánu a kariérneho plánu pre zamestnanca.
Náš tip
Pre nikoho nie je príjemné prísť do nového prostredia a musieť si vybudovať všetky vzťahy. Na prekonanie tohto obdobia a spríjemnenie celej adaptácie dobre funguje takzvaný buddy systém, keď sa nováčikovi pridelí "kamarát" z radu kolegov. Ten mu ukáže, čo a ako, poradí s praktickými vecami, zoznámi ho s kolegami, vezme ho na obed a pomôže mu osvojiť si firemnú kultúru a existujúce vzťahy v organizácii.
Podľa nedávneho prieskumu spoločnosti Hibob zvažuje 69 % zamestnancov, ktorí neboli spokojní s onboardingom, zmenu zamestnania. Pokiaľ však využijete naše tipy a adaptačnú fázu doladíte k spokojnosti nových zamestnancov, máte podľa toho istého prieskumu o 50 % vyššiu šancu, že u vás títo zamestnanci zostanú tri a viac rokov. Aj čísla jednoznačne ukazujú, že na dobrom onboardingu záleží.
