Nová legislatíva upravujúca tzv. whistleblowing, čiže systém, ktorý umožňuje zamestnancom oznamovať podvodné alebo neetické správanie v rámci ich organizácie, nadobudne platnosť v najbližších mesiacoch po jej schválení. Čo to presne znamená a na čo sa musíte ako spoločnosť pripraviť? Pripravili sme pre vás to najdôležitejšie, čo potrebujete vedieť o whistleblowingu a novej legislatíve.
Čo je to whistleblowing a odkiaľ sa vzal
Odhaľovať korupciu, porušovanie zákonov, podvody, úplatkárstvo a ďalšie nezákonné či neetické správanie má od tohto roku pomôcť uzákonenie ochrany takzvaných whistleblowerov. To sú zamestnanci, ktorí by chceli na podvodné či neetické konanie vo svojej organizácii upozorniť, ale doteraz im v tom bránil strach zo straty zamestnania či inej „odplaty”. Nový zákon o Whistleblowingu stanovuje firmám povinnosť poskytnúť jednoduchý spôsob na podávanie týchto oznámení.
Od terajšieho návrhu si zákonodarcovia sľubujú väčšiu transparentnosť aj spravodlivosť v súkromných firmách i verejných inštitúciách. Opatrenia by tiež mali slúžiť ako prevencia škôd, ktoré nevhodné konanie môže napáchať v organizáciách aj v celej spoločnosti.
Už v roku 2021 nadobudla platnosť európska smernica o ochrane whistleblowerov, ktorá im zaisťuje ochranu a anonymitu pri podávaní oznámení. Tým všetkým krajinám Európskej únie vznikla povinnosť túto smernicu nejakým spôsobom do svojej legislatívy implementovať.
Od 1.7.2023 by sa povinnosť zavedenia systému pre zber oznámení mala začať vzťahovať na všetky súkromné spoločnosti s viac ako 50 zamestnancami. Okrem súkromných spoločností ho musia zaviesť aj orgány verejnej moci s viac ako 5 zamestnancami.
Od 1.9.2023 sa táto povinnosť s veľkou pravdepodobnosťou bude týkať všetkých firiem bez ohľadu na počet zamestnancov. Iba ak poskytujú služby v oblasti finančných služieb, bezpečnosti dopravy alebo životného prostredia.
Organizáciám, na ktoré sa nariadenie vzťahuje a ktoré počas tohto roku nezavedú interný oznamovací systém, hrozí pokuta až vo výške 50 000 EUR. Spoločnostiam s viac ako 250 zamestnancami hrozia pokuty až do výšky 100 000 eur. Pokuty budú vymáhateľné od 1. septembra 2023. Zákon ale myslí aj na ochranu firiem. Ak by tak niekto nahlásil vedome nepravdivé informácie, môže zaplatiť aj päťdesiattisícovú pokutu.
Samé nepríjemnosti? Whistleblowing má aj množstvo výhod
Hoci sa na prvý pohľad môže zdať, že nová legislatíva znamená pre organizácie iba povinnosti a ďalšiu byrokratickú záťaž, má aj svoje pozitíva. Zavedenie whistleblowingového softvéru totiž prináša hneď niekoľko benefitov.
Jedným z nich je predchádzanie zbytočným právnym sporom. Tým, že sa na problémy upozorní včas, môžu firmy problémy riešiť interne a včas. Spory sa tak v ideálnom prípade nedostanú na verejnosť, čím sa ochráni dobré meno organizácie.
Zavedenie oznamovacieho systému môže v mnohých firmách tiež zlepšiť firemnú kultúru. Vďaka väčšej transparentnosti prehĺbiť dôveru a v konečnom dôsledku zvýšiť produktivitu a loajálnosť. Pretože ľudia, ktorí svojej spoločnosti dôverujú a vedia, že má mechanizmy a aj vôľu nezákonnému či neetickému správaniu predchádzať, budú skôr ochotní ju dlhodobo rozvíjať a podieľať sa na jej úspechu.
Okrem toho, ak si ľudia v spoločnosti navyknú na používanie whistleblowingového softvéru, môže sa stať aj obľúbeným nástrojom na zasielanie všeobecných návrhov na zlepšenie činnosti spoločnosti a návrhov na zlepšenie fungovania organizácie.
Ako si zvoliť správny systém pre vašu organizáciu
Vhodný whistleblowingový systém by mal byť komplexným mechanizmom, ktorý firmám zabezpečí podmienky na podanie oznámenia. Od prijatia oznámenia až po jeho vyriešenie. Vzhľadom na to, na čo má slúžiť, musí byť takýto systém predovšetkým dostupný, bezpečný a dôveryhodný.
Bez ohľadu na to, aký systém sa spoločnosť rozhodne používať, mala by zamestnancom umožniť, aby si zvolili spôsob oznamovania. Zo zákona totiž budú mať právo nahlásiť nekalé praktiky jak písomne, tak ústne alebo osobne.
Jednotlivé oznamovacie kanály potom môže firma navzájom kombinovať. V praxi to môže byť kombinácia whistleblowingového softwaru, dedikované e-mailové adresy, špeciálne telefónne linky, fyzické schránky a osobné stretnutie s človekom, ktorý je oprávnený a vyškolený na prijímanie týchto oznámení.
Ak si spoločnosť vyberie whistleblowingový software ako svoj hlavný kanál na oznamovanie, má to niekoľko výhod. Medzi najdôležitejšie z nich patrí to, že oznamovateľ môže softvér používať prakticky kedykoľvek a kdekoľvek. Okrem toho zabezpečuje anonymitu podania. Podporuje tak dôveru v celý proces. Firmám zase ponúka jednoduchú a prehľadnú správu oznámení.
Poďte do toho s nami!
Giriton ponúka špeciálny modul Whistleblowing, ktorý môžu spoločnosti používať buď samostatne, alebo v kombinácii s modulom Dochádzka. Ak si spoločnosť aktivuje iba Whistleblowing modul GIRITON, má k dispozícii správu riešiteľov, kategórie oznámení a aj správu oznamovacích formulárov. Služba nijako neobmedzuje počet oznamovateľov. A to ako interných, tak aj externých. Okrem toho môžu záujemcovia využiť možnosť podať oznámenie prostredníctvom webu a v prípade potreby aj priložiť prílohy alebo anonymne chatovať s príjemcom oznámenia.
V prípade, že si spoločnosť aktivuje modul Whistleblowing Giriton a už používa GIRITON Dochádzku, bude môcť jednoducho podávať oznámenia z mobilnej aplikácie, ako aj priamo z pichacích hodín.
Spoločnostiam, ktoré využívajú našu Dochádzku GIRITON a potrebujú pokročilé whistleblowing funkcie, ponúkame integráciu na externý whistleblowingový systém Nenechaj to byť NNTB.cz, ktorý ponúka množstvo rozšírených funkcií podľa zvoleného tarifu NNTB. Súčasťou takéhoto riešenia sú všetky spomínané možnosti využitia, ako napríklad podávanie oznámení prostredníctvom aplikácie alebo prostredníctvom pichacích hodín. Samotná správa sa však už vykonáva priamo na portáli NNTB.
Nasadenie whistleblowingového systému rozhodne nemusí byť strašiakom. Radi s vami prediskutujeme vhodné riešenie na mieru vašim potrebám. Pripravte svoju organizáciu na toto nové nariadenie včas a kontaktujte nás buď telefonicky na čísle +421 2 222 005 57 alebo e-mailom na adrese info@giriton.com ešte dnes.
