Podľa zákona sú zamestnávatelia povinní viesť evidenciu pracovného času. Napriek tomu mnoho organizácií v tejto oblasti robí chyby a nesprávna evidencia pracovného času je tak najčastejším dôvodom pokút od inšpektorátu práce. Urobte si raz a navždy jasno v tom, čo presne máte sledovať a zapisovať, aby ste sa vyhli nepríjemnostiam.
Je možné, že evidenciu dochádzky vediete poctivo. Aj tak by ste však v prípade kontroly mali veľké problémy. Evidencia dochádzky totiž nie je na rozdiel od evidencie pracovného času definovaná ani vyžadovaná zákonom. Pozrime sa teda na to, čo vlastne musíte evidovať.
Povinná evidencia pracovného času
Zo zákona musíte viesť tzv. evidenciu pracovného času, čo je právny pojem, ktorý upravuje zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce. Platí to bez ohľadu na to, či pracujete vo verejnom alebo podnikateľskom sektore. Ide o čas, ktorý zamestnanec skutočne odpracoval. Evidenciu pracovného času je potreba viesť pre každého zamestnanca zvlášť a musíte zaznamenávať konkrétne údaje o pracovných zmenách (t. j. čas začiatku a konca zmeny). Taktiež nadčasy, nočnú prácu a pracovnú pohotovosť. Vo všetkých prípadoch musí byť jasne vyznačený začiatok a koniec danej pracovnej činnosti. Je to kľúčový podklad pre výpočet mzdy.
Upozorňujeme na skutočnosť, že evidenciu pracovného času musíte viesť rovnakým spôsobom aj pre pracovníkov na dohodu o vykonaní práce alebo dohodu o pracovnej činnosti.
Evidencia by mala byť jasná a preukázateľná. Keďže okrem iného slúži aj na vymeranie dôchodkového poistenia, musí byť archivovaná minimálne 30 rokov. Zamestnanec má tiež právo do evidencie pracovného času nahliadnuť alebo požiadať o výpis z nej.
Keďže ide o zákonnú povinnosť, údaje musia byť skutočne pravdivé. Niekde to riešia ručným vypĺňaním údajov do formulárov alebo tabuliek a ich podpísaním. Keďže je tento postup nepraktický a je väčšia pravdepodobnosť výskytu chýb, organizácie radšej pristupujú k zaznamenávaniu údajov pomocou moderných dochádzkových systémov. Zamestnanci navyše nemajú povinnosť viesť evidenciu pracovného času na pracovisku zamestnávateľa. Je teda výlučne na zodpovednosti zamestnávateľa, aby zistil, ako získať presné údaje.
Dobrovoľná evidencia dochádzky
Evidenciu dochádzky ako právny pojem naopak v zákone nikde nenájdeme. Zamestnávateľ ju môže, ale nemusí viesť.
Je to informácia o tom, kedy bol zamestnanec na pracovisku. Nemusí teda pracovať, ale iba sa nachádzať v priestoroch zamestnávateľa. Evidencia dochádzky tak obsahuje napríklad aj pauzy na obed a prestávky. A takisto môže obsahovať napríklad aj dni, keď bol zamestnanec na dovolenke alebo práceneschopnosti. Nie je nutné ju archivovať celé desaťročie, stačí tri roky, počas ktorých si zamestnanec môže vyžiadať mzdové doklady.
Aj keď nie je povinná, viesť a archivovať evidenciu dochádzky je užitočné najmä v prípade súdnych sporov medzi zamestnávateľom a zamestnancom.
Dochádzkový systém ušetrí starosti s evidenciou
Ako sme už uviedli, evidenciu pracovného času viesť musíte, ale evidenciu dochádzky viesť môžete. Veľkou výhodou moderných dochádzkových systémov je, že vďaka nim môžete mať všetky údaje na jednom mieste. Takto si splníte zákonné povinnosti, ale zároveň získate aj potrebné údaje pre prípad akýchkoľvek nejasností alebo sporov so zamestnancami.
Napríklad v dochádzkovom systéme od Giriton budete mať na jednom mieste nielen príchody a odchody zamestnancov, ale aj prestávky, dovolenky alebo návštevy lekára. O akékoľvek voľno alebo zmeny môžu zamestnanci požiadať priamo v systéme, kde nadriadený následne žiadosť schváli. Všetky strany sú o stave žiadosti informované prostredníctvom oznámení, takže nehrozí žiadna oneskorená komunikácia ani nepríjemné prekvapenia.
V našom dochádzkovom systéme navyše môžete plánovať zmeny a nastaviť aj limity na čerpanie dovolenky alebo sick days. Ak dochádzku prepojíte s HR systémom, získate ešte ďalšie výhody v podobe všetkých dokumentov na jednom mieste.
Na konci mesiaca potom môžete všetky údaje jednoducho vyexportovať do mzdového systému. A v prípade kontroly zo strany inšpektorátu budete mať všetky dokumenty na jednom mieste. Ak teda chcete sebe alebo ľuďom vo vašej spoločnosti ušetriť čas a starosti, dohodnite si s nami stretnutie. Radi vám ukážeme, ako vám Dochádzka alebo HR systém Giriton môže pomôcť. Kontaktovať nás môžete na telefónnom čísle +421 2 222 005 57 alebo e-mailom na info@giriton.com.
