Během covidové pandemie se zcela otřásla představa tradičního pracoviště i pracovního režimu. Ačkoliv se řada zaměstnanců po nuceném pobytu doma ráda vrátila zpět mezi kolegy, někteří přivykli práci odkudkoliv natolik, že už do kanceláře odmítají vstoupit. A nedávný průzkum agentury STEM/MARK ukázal, že celá polovina Čechů by ráda kombinovala práci z kanceláře s prací z domu dle potřeby. Jaké výhody home office přináší, jaké zákonné povinnosti se na něj vztahují a jak mít o zaměstnancích pracujících mimo kancelář přehled?
Výhodné pro zaměstnance i firmy
Možnost přispat si i vyhnout se dopravním zácpám a přeplněné MHD. Větší klid na práci i prostor dát v pauze vyprat prádlo nebo vyvenčit psa. To jsou jen některé z důvodů, proč stále více lidí preferuje možnost alespoň občasné práce z domu. Ačkoliv před pár lety takzvaný home office uvádělo mnoho firem v pracovních nabídkách pouze jako příjemný bonus, dnes už je na řadě míst samozřejmostí. Zejména pro nastupující generaci Z je totiž možnost flexibility i práce odkudkoliv důležitější než stravenky či káva na pracovišti zdarma. A firmy si to začínají uvědomovat.
Ačkoliv by se to na první pohled nemuselo zdát, práce z domu přináší řadu výhod i zaměstnavatelům. Hlavním z benefitů pro firmy je, že se jim násobně zvětšuje množství potenciálních zaměstnanců. Mohou oslovit odborníky z jiných měst či dokonce zemí, také lidi s hendikepem či zdravotním omezením a vybírat mohou i z narůstajícího množství pracovníků, kteří prostě zpátky do kanceláře od 9 do 5 nechtějí. Organizacím se díky práci na dálku (angl. remote work) také značně snižují náklady na provoz.
Vlastní pravidla skončila, home office upravuje zákon
Doba, kdy práce z domu byla tak trochu šedou zónou a opírala se zejména o gentlemanskou dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, je už pryč. Dnes ji jasně upravuje ustanovení § 317 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. Nutno ale podotknout, že home office je stále pouze benefitem a je tak nenárokovou formou výkonu práce. Zaměstnanec si tedy o možnost práce z domu může požádat, zaměstnavatel mu ale vyhovět nemusí.
Loňská novela zákoníku práce stanovuje povinnost uzavřít písemně dohodu o práci z domu (zákoník práce o ní mluví jako o práci na dálku).
A to i v případě, že by měl zaměstnanec pracovat z domu jeden jediný den za celý pracovní poměr. Jinak se zaměstnavatel vystavuje riziku pokuty až v řádech stovek tisíc korun. V dohodě pak lze upravit takové věci, jako je například rozvržení pracovní doby či způsob odevzdání práce.
Důležitou novinkou, kterou novela z 1. října 2023 přinesla, je i povinnost zaměstnavatele kompenzovat zaměstnanci náklady. Záleží pak na zaměstnavateli, zda nechá zaměstnance prokazovat konkrétní náklady plynoucí z práce z domu, nebo zda mu je bude kompenzovat automaticky formou paušální částky stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Zaměstnavatel se také může se zaměstnancem písemně dohodnout, že mu nepřísluší žádná náhrada nákladů.
Vzor Dohody o výkonu práce v režimu homeworking si můžete stáhnout zde.
Evidovat docházku na HO nemusí být oříšek
Jednou z dalších povinností při zaměstnávání lidí pracujících alespoň částečně z domu je evidence pracovní doby zaměstnance. Což bývá při práci z domu často kámen úrazu.
Docházkový systém GIRITON nabízí mimo jiné také modul přizpůsobený pro home office, který eviduje docházku zaměstnanců pracujících na dálku v reálném čase. A to včetně přestávek, dovolené či návštěvy lékaře. Tyto přednastavené možnosti lze navíc doplnit i o vlastní aktivity.
Zaměstnanec se do docházkového systému přihlásí jednoduše přes webovou či mobilní aplikaci pomocí e-mailové adresy a hesla. Jakmile tak učiní, ostatní kolegové vidí, že pracuje a je k dispozici.
S Docházkou GIRITON se vám také nikdy nestane, že byste přišli do prázdných kanceláří, protože si všichni zaměstnanci vzali home office. Automaticky za vás pohlídá limity i interní pravidla. Tak, aby nebyl překročen například maximální počet lidí na HO v daný den nebo aby si nevzali HO všichni zaměstnanci na stejné pozici a vám tak chyběli klíčoví pracovníci na pracovišti. Systém si také jednoduše přizpůsobíte konkrétním pravidlům vaší organizace.
Méně byrokracie, více času na práci
Moderní docházkový systém se dokáže postarat o administrativu spojenou s prací zaměstnanců (nejen těch na home office) za vás. A dá vám tak prostor věnovat se důležitějším věcem.
Díky Docházce GIRITON budete mít kdykoliv a kdekoliv přehled o tom, kdo právě pracuje, kdo je na dovolené, u lékaře a kdo se do práce ještě nepustil. Navíc přes toto cloudové řešení odkudkoliv naplánujete směny, vyřídíte veškeré žádosti o dovolené, sick days či propustky k lékaři. Pohlídá za vás stanovené limity a na konci měsíce jednoduše vyexportuje data do mzdového systému.
Ještě více času a starostí vám GIRITON ušetří, pokud si pořídíte i HR modul. Díky tomu budete kromě docházky moct digitálně spravovat veškerou HR agendu. Od náboru po ukončení pracovního poměru. V jediném systému můžete mít pracovní smlouvy, evidenci majetku i povinná školení, vést knihu úrazů a k široké nabídce přednastavených možností si přidat i vlastní agendy. Budete dostávat notifikace a veškeré důležité termíny si můžete snadno synchronizovat s kalendářem. Navíc si ušetříte i zbytečné papírování. Potřebné dokumenty si totiž můžete vygenerovat přímo v systému a se zaměstnancem je podepsat digitálně. Což se vám bude velmi hodit obzvlášť v případě, kdy zaměstnanci hojně využívají možnosti práce z domu a v kanceláři je tak nezastihnete málokdy.
Rádi vám Docházku GIRITON nebo HR systém GIRITON ukážeme v akci. Společně přijdeme na to, v jakých oblastech vám může pomoci digitalizovat personalistiku nebo ulehčit v oblasti docházky a home office. Domluvit si s námi ukázku můžete buď na e-mailu info@giriton.com či na telefonním čísle +420 728 543 275.
