Plánování směn je pro mnoho firem, ať už jde o výrobní firmy, e-shopy s provozem skladu, nebo kancelářské týmy s nepravidelnou pracovní dobou, každodenní výzvou. Ruční tvorba rozvrhů v tabulkách Excelu nebo dokonce na papíře je časově náročná, náchylná k chybám a často vede ke zbytečným komplikacím, od nedostatečného pokrytí směn, přes porušování zákoníku práce, až po nespokojenost zaměstnanců.
Jak ale přejít od chaosu k přehlednému a funkčnímu systému? Odpovědí je plánování směn v moderním systému.
Proč je efektivní plánování směn tak důležité?
Investice do nástroje pro plánování směn přináší řadu benefitů, které pocítíte napříč celou firmou:
1. Úspora času a snížení administrativy:
Konec nekonečnému přepisování, počítání hodin a složité komunikaci. Docházka GIRITON to udělá za vás. V systému snadno rozvrhnete pravidelné i nepravidelné směny ať už pro zaměstnance nebo brigádníky. Můžete využít předpřipravených směn jako jsou ranní, odpolední a noční nebo si můžete tvořit vlastní směny, včetně jejich délky a hranice pro přesčas.
Opakují se vám směny? Nastavit si můžete automatické publikování nebo jejich generování pro konkrétní zaměstnance.
Chcete, aby se na vypsané směny hlásili zaměstnanci sami? Směny vypište, nastavte datum od kdy se mohou zaměstnanci registrovat a ti se sami na směny přihlásí z píchacích hodin, webové nebo mobilní aplikace.
2. Optimalizace nákladů:
Správné plánování zajišťuje, že máte v každé chvíli dostatek personálu, ale ne příliš mnoho. Tím minimalizujete zbytečné přesčasy a optimalizujete mzdové náklady.
3. Dodržování legislativy:
Systém automaticky hlídá zákonné požadavky na délku směn, přestávky, nepřetržitý odpočinek mezi směnami i v týdnu. Chráníte tak firmu před pokutami. Využít můžete i vyrovnávací období.
4. Zvýšení produktivity:
Jsou-li směny naplánované logicky a s ohledem na potřeby provozu, práce jde plynuleji a zaměstnanci jsou efektivnější. Vedoucí mají aktuální data vždy po ruce a na změny či žádosti zaměstnanců je upozorní notifikace. Zaměstnanci pak může přijít notifikace o vyřízení žádosti nebo blížící se směně, což usnadňuje komunikaci a nikdo nemusí nikoho neustále uhánět.
5. Spokojenost zaměstnanců:
Přehledné rozvrhy, možnost zohlednit požadavky na volno či dostupnost a férové rozdělení směn přispívají k lepší náladě v týmu a snižují fluktuaci. Díky registraci směn si zaměstnanci mohou vybrat směny, které jim vyhovují a plánovat si tak lépe svůj pracovní čas.
6. Lepší komunikace:
Vedoucí i zaměstnanci mají okamžitý přístup ke svému rozvrhu směn a dle oprávnění vidí plán ostatních, což usnadňuje domluvu a snižuje nedorozumění. Firma může využít i notifikace, což usnadní komunikaci a eliminuje chyby.
GIRITON: Váš partner pro chytré plánování směn
Plánování směn je součástí Docházky GIRITON, neplatíte tedy nic navíc a máte kompletní přehled nad směnami i docházkou zaměstnanců. Plánované směny jsou přímo propojeny s reálnou docházkou. Snadno tak porovnáte plán vs. skutečnost, rychle vyřešíte odchylky a díky exportům do více než 40 mzdových systémů připravíte podklady pro mzdy s minimální námahou. Zaměstnanci si mohou plán směn prohlížet nebo jej upravovat z píchacích hodin, webové či mobilní aplikace. To umožňuje flexibilitu a přizpůsobí se jakémukoliv typu firmy. Jako bonus získáte perfektně propojené plánování s docházkou a dalšími HR funkcemi.
Chcete vědět, jak může GIRITON konkrétně pomoci právě vaší firmě? Napište nám mail na info@giriton.com nebo zavolejte na 728 543 275 a domluvte si nezávaznou ukázku systému.
