Zaznamenávat pracovní dobu zaměstnanců musí ze zákona každý zaměstnavatel. Někteří ale stále spoléhají na docházkové knihy či tabulky v Excelu a do změn se jim moc nechce. Mnohdy z obav, že moderní systémy jsou složité a drahé. Zde je hned několik důvodů, proč začít přemýšlet o vyspělejším docházkovém systému ještě dnes.
Jednou z mnoha povinností zaměstnavatelů v Česku je pečlivě evidovat, kdy zaměstnanci začíná a končí pracovní doba. Stejně tak musí vést v patrnosti povinné přestávky, noční směny, přesčasy či pracovní pohotovost. Kromě plnění zákonné povinnosti o evidenci pracovní doby pak data slouží i k výpočtu mzdy.
Řada firem si s tímto nařízením poradila po svém. U vstupu tak mnohdy leží sešit, kam se zaměstnanci zapisují, případně si sdílí tabulku, do které si pracovní dobu dopisují. Takový postup je ale v dnešní době zastaralý, zbytečný a někdy může být i rizikový. Jaké výhody tedy nabízí moderní docházkové systémy a proč se změny přestat obávat?
Ušetří vám starosti
Díky elektronické docházce se už nebudete muset starat o to, zda si plníte povinnosti v souladu se zákonem. Součástí jsou totiž standardně i aktualizace s ohledem na nejnovější legislativu. Pokud tedy vláda schválí změnu, která se oblasti docházky dotkne, vy o ní ani nemusíte vědět. Stačí, že to ví váš docházkový systém.
Pokud máte verzi systému v cloudu, kromě aktualizací nenesete odpovědnost ani za zálohy a zabezpečení systému tak, jak je tomu v případě provozování elektronické docházky na vlastních serverech. Vyspělý docházkový systém tak jednoduše znamená, že budete mít o starost méně.
Vydělá si na sebe
Častou obavou a důvodem, proč moderní “píchačky” nepořídit, je cena. Firmy se bojí, že to bude znamenat vysoký náklad bez jakékoliv návratnosti. Opak je ale pravdou. Vyspělé docházkové systémy mají návratnost v podobě úspory času a vyšší produktivity. Díky snadnému ovládání i napojení na HR a mzdové systémy ušetří čas, který mohou účetní či personalisté věnovat jiné práci. Také umožňují snadné plánování směn a maximálně přehledné a efektivní využití lidských zdrojů. Připomene vám i blížící se konec zkušební doby či jiné důležité údaje. Náš docházkový systém navíc nabízí kromě integrace na spousty dalších podnikových systémů také modul pro whistleblowing. Takže máte hned několik systémů v jednom.
Kromě toho znamená moderní docházkový systém větší míru zabezpečení. Moderní docházkový systém neoprávněné osoby bez karty či třeba otisku prstu jednoduše dovnitř nepustí. Můžete tak regulovat i pohyb v některých částech firmy, kam mají přístup pouze někteří zaměstnanci.
Přizpůsobí se vám
Někdy se lidé bojí toho, že budou muset měnit zaběhlé způsoby práce i firemní kulturu tak, aby vyhovovala novému systému. Dnešní docházkové systémy se ale díky množství funkcí umí přizpůsobit potřebám i kultuře vaší firmy. Využijete je tedy například i tehdy, pokud polovina vašich zaměstnanců pracuje z domu či z pláže. Díky mobilní aplikaci či možnosti přihlásit se přes web lze totiž docházku evidovat odkudkoliv. GIRITON navíc umožňuje například i evidování práce na projektech, což se hodí při fakturaci odpracovaných hodin klientům.
Pokud většina vašich zaměstnanců spadá do generace Z a máte obavy, že by jim píchací hodiny u vstupu připadaly jako zastaralý výmysl, dozor a nedostatek důvěry z vaší strany, ale zároveň se bojíte, že by si sami docházku spolehlivě neevidovali, pak můžete nastavit perimetr. Tedy zvolit vzdálenost od vaší kanceláře, kde se docházka zaznamená. Ve chvíli, kdy do této vyznačené vstoupí člověk s mobilní aplikací Giriton na svém telefonu, příchod se mu automaticky zaznamená sám a nemusí se o nic starat.
Aplikace se hodí i v případě, že máte většinu lidí někde v terénu. Systém nabízí variantu i pro případy, kdy zaměstnanci nemají firemní, případně chytré telefony. IoT píchací hodiny umožňují zaznamenat v reálném čase docházku pomocí kartiček a čipů odkudkoliv, kde je dostupný mobilní signál. Snadno tak zkontrolujete například to, kteří dělníci vám ráno došli na stavbu.
Potěší zaměstnance
Pokud váháte se změnou systému, protože si nejste jistí, jak by novinku přijali zaměstnanci, můžeme vás uklidnit. Moderní docházkové systémy mají velmi intuitivní ovládání, takže nevyžadují složité zaškolování. Navíc zaměstnancům umožní přes jediný systém řešit například výměnu směn s kolegou, zažádat si o dovolenou či si zkontrolovat její zůstatek, rychle a snadno získat přehled o odpracovaných hodinách a přesčasech, evidovat práci na projektech a mnoho dalšího. A na to si zaměstnanci velmi rychle a rádi zvyknou.
Přečtěte si také náš článek Letní dovolené bez starostí. Docházkový systém umí pomoct v plánování i administrativě.
Docházku navíc mohou vkládat jak přes nástěnné píchací hodiny, pomocí čipu, karty, biometrických údajů, číselného pinu či třeba QR kódu, tak pomocí mobilní aplikace, z webu, nebo jde docházka generovat automaticky. Můžete si tedy zvolit takový způsob, který bude odpovídat potřebám vaší firmy i vašich zaměstnanců.
Zprovozníte ho rychle
Díky tomu, že systém běží v cloudu, je jeho nasazení velmi snadné a rychlé. Využívat ho tak můžete začít v podstatě ihned po založení firemního účtu. Se systémem získáte v ceně i technickou podporu na telefonu, po mailu i v chatu, takže jakýkoliv požadavek lze řešit velmi pružně.
S výběrem docházkového systému vám velmi rádi pomůžeme. Ozvěte se nám na e-mail info@giriton.com nebo na telefonní číslo +420 728 543 275. Rádi s vámi vše probereme a ukážeme vám, že vést docházku jde i jednoduše a efektivně a že v docházkovém systému můžete získat spolehlivého parťáka.
