Nový zákon upravující takzvaný whistleblowing, neboli systém umožňující zaměstnancům oznamovat podvodné či neetické chování uvnitř jejich organizace, vejde po schválení během následujících měsíců v platnost. Slovo whistleblowing se v posledních týdnech skloňuje čím dál častěji, proto jsme pro vás sepsali to nejdůležitější, co o něm i o nové směrnici musíte vědět. Na co se tedy jako firma musíte připravit?
Co je to whistleblowing
Odhalovat korupci, porušování zákonů, podvody, úplatkářství a další nezákonné či neetické chování má od letošního roku pomoct uzákonění ochrany takzvaných whistleblowerů. Jako “whistleblower” je označována osoba, která na podvodné či neetické jednání ve své organizaci upozorní nebo by na něj chtěla upozornit, ale dosud jí v tom bránil strach ze ztráty zaměstnání či jiné „odplaty”. Nový zákon o Whistleblowingu stanovuje firmám povinnost poskytnout jednoduchý způsob pro podávání těchto oznámení.
Současný návrh opatření by měl kromě ochrany oznamovatele sloužit i jako prevence škod, které nevhodné jednání může napáchat v organizacích i v celé společnosti.
Evropská směrnice o ochraně whistleblowerů vešla v platnost již v roce 2021. Tímto krokem vznikla povinnost, tuto směrnici implementovat do své legislativy všem zemím Evropské unie. Poslanecká sněmovna ČR schválila v dubnu 2023 návrh zákona o ochraně oznamovatelů. Ten je v současné době projednáván senátem a měl by vejít v platnost už 1.8.2023.
Na koho a od kdy by se zavedení systému pro sběr oznámení mělo vztahovat?
Od 1.8.2023 na všechny soukromé společnosti s více než 250 zaměstnanci.
Od 15.12.2023 i na všechny firmy s více než 50 zaměstnanci.
Firmám, na které se toto nařízení vztahuje a které by zavedení oznamovacího systému nedodržely, hrozí pokuta až ve výši 1 milionu korun. Legislativa ale myslí i na ochranu firem. Pokud by někdo nahlásil vědomě nepravdivé informace, může zaplatit pokutu, a to ve výši až padesát tisíc korun. My v Giritonu vám se zavedením Whitleblowingového systému rádi pomůžeme. Založení účtu je na 2 kliknutí. Whistleblowingový modul mohou firmy využívat spolu s modulem Docházka, ale klidně i bez něj.
Whistleblowing má i řadu výhod
Ačkoliv se může zdát, že nová legislativa znamená pro firmy pouze další byrokratickou zátěž a povinnosti, nemusí to tak nutně být. Zavedení whistleblowingového softwaru může firmě přinést hned několik benefitů.
Jedním z nich je předcházení zbytečným právním sporům. To zejména díky tomu, že pokud se na problémy upozorní včas, mohou je firmy zavčasu řešit interně. Spory se tak v ideálním případě nedostanou na veřejnost, což může ochránit dobré jméno organizace.
Další výhodou zavedení oznamovacího systému může být zlepšení firemní kultury. Větší transparentnost může prohloubit důvěru a v konečném důsledku zvýšit i produktivitu a loajálnost zaměstnanců. Protože lidé, kteří své společnosti důvěřují a vědí, že má mechanismy i vůli nezákonnému či neetickému chování předcházet, budou spíše ochotní ji dlouhodobě rozvíjet a podílet se na jejím úspěchu.
Jak vybrat vhodný systém pro vaši organizaci
Vhodný whistleblowingový software by měl být komplexní mechanismus, který firmám zajistí podmínky pro podání oznámení, a to od jeho přijetí až po vyřešení. Pamatuje na to, že takový systém musí být v první řadě dostupný, bezpečný a důvěryhodný.
Whistleblowingový systém by měl zaměstnancům umožnit volbu způsobu podání oznámení. Ze zákona budou mít totiž právo oznamovat nekalé praktiky jak písemně, tak ústně či osobně.
Jednotlivé oznamovací kanály mohou společnosti mezi sebou i kombinovat. Firmy tedy mohou kombinovat použití whistleblowingového softwaru, dedikované e-mailové adresy, speciální telefonní linky, fyzické schránky a osobního setkání s člověkem. Tato osoba však musí být pověřena a vyškolena k přijímání těchto oznámení.
Whistleblowingový software jako základní kanál pro příjem oznámení, přináší hned několik výhod. Mezi ty největší patří, jeho dostupnost. Oznamovatel ho může využít v podstatě kdykoliv a odkudkoliv. Navíc mu zajišťuje anonymitu podání. Což podporuje důvěru v celý proces. Firmám přináší jednoduchou a přehlednou správu oznámení.
Pojďte do toho s námi!
Giriton nabízí speciální Whistleblowing nástroj, který mohou firmy používat jak samostatně, tak v kombinaci s Docházkovým systémem GIRITON. Pokud si firma aktivuje pouze Whistleblowing modul, má k dispozici správu řešitelů, kategorií oznámení i správu oznamovacích formulářů. Počet oznamovatelů, ať už interních nebo externích není nijak omezen. Oznamovatelé mohou navíc využít možnosti podat oznámení přes web a případně i přiložit přílohy. Využít mohou i anonymní chat s příjemcem oznámení.
V případě, kdy si firma používající Docházku GIRITON aktivuje modul GIRITON Whistleblowing, získá navíc možnost snadno podávat oznámení jak z mobilní aplikace, tak i přímo z píchacích hodin.
Pro společnosti, které používají Docházku GIRITON a potřebovali by pokročilé whistleblowing funkce, je k dispozici integrace na externí whistleblowing systém Nenech to být. Ten nabízí mnoho rozšířených funkcionalit dle zvoleného NNTB tarifu. Součástí tohoto řešení jsou všechny zmíněné možnosti použití, například podávání oznámení přes aplikaci či v prostřednictvím píchacích hodin. Samotná správa se už provádí přímo v portále NNTB.
Nasazení whistleblowingového systému nemusí být pro firmy nutně strašákem. Rádi s vámi probereme vhodné řešení na míru vašim potřebám. Připravte vaši organizaci na toto nové nařízení včas. Kontaktujte nás na telefonním čísle +420 728 543 275 nebo na e-mailové adrese info@giriton.com ještě dnes. Rádi vám pomůžeme.
