Jste připraveni na whistleblowing? Opatření, které se pravděpodobně dotkne i vás
30.05.2023
Nová legislativa upravující takzvaný whistleblowing, neboli systém umožňující zaměstnancům oznamovat podvodné či neetické chování uvnitř jejich organizace, vejde po schválení během následujících měsíců v platnost. Co přesně to znamená a na co se jako firma musíte připravit? Sepsali jsme pro vás to nejdůležitější, co byste měli o whistleblowingu i nové legislativě vědět.
Odhalovat korupci, porušování zákonů, podvody, úplatkářství a další nezákonné či neetické chování má od letošního roku pomoct uzákonění ochrany takzvaných whistleblowerů. To jsou zaměstnanci, kteří by chtěli na podvodné či neetické jednání ve své organizaci upozornit, ale dosud jim v tom bránil strach ze ztráty zaměstnání či jiné „odplaty”. Nový zákon o Whistleblowingu stanovuje firmám povinnost poskytnout jednoduchý způsob pro podávání těchto oznámení.
Od nynějšího návrhu si zákonodárci slibují větší transparentnost i spravedlnost v soukromých firmách i veřejných institucích. Opatření by také měla sloužit jako prevence škod, které nevhodné jednání může napáchat v organizacích i v celé společnosti.
Už v roce 2021 vešla v platnost evropská směrnice o ochraně whistleblowerů, která jim zajišťuje ochranu a anonymitu při podávání oznámení. Tím všem zemím Evropské unie vznikla povinnost tuto směrnici nějakým způsobem do své legislativy implementovat, Poslanecká sněmovna ČR schválila v dubnu 2023 návrh zákona o ochraně oznamovatelů. Ten je momentálně projednáván senátem a očekává se, že by měl v platnost vejít už 1.7.2023.
Od 1.7.2023 by se povinnost zavést systém pro sběr oznámení měla začít vztahovat na všechny soukromé společnosti s více než 250 zaměstnanci. Mimo soukromé společnosti jej musí zavést i obce, které mají více než 10 000 obyvatel, a příspěvkové organizace.
Od 1.12.2023 pak tato povinnost s velkou pravděpodobností přejde i na všechny firmy s více než 50 zaměstnanci.
Organizacím, na které se nařízení vztahuje a které během letoška interní oznamovací systém nezavedou, hrozí pokuta až ve výši 1 milionu korun. Zákon ale myslí i na ochranu firem. Pokud by tak někdo nahlásil vědomě nepravdivé informace, může zaplatit i padesáti tisícovou pokutu.
Ačkoliv se na první pohled může zdát, že nová legislativa znamená pro organizace pouze povinnosti a další byrokratickou zátěž, má i svá pozitiva. Zavedení whistleblowingového softwaru totiž přináší hned několik benefitů.
Jedním z nich je předcházení zbytečným právním sporům. Tím, že se na problémy upozorní včas, mohou firmy problémy řešit interně a zavčas. Spory se tak v ideálním případě nedostanou na veřejnost, čímž se ochrání dobré jméno organizace.
Zavedení oznamovacího systému může v řadě firem také zlepšit firemní kulturu. Díky větší transparentnosti prohloubit důvěru a v konečném důsledku navýšit produktivitu a loajálnost. Protože lidé, kteří své společnosti důvěřují a vědí, že má mechanismy i vůli nezákonnému či neetickému chování předcházet, budou spíše ochotní ji dlouhodobě rozvíjet a podílet se na jejím úspěchu.
Pokud si navíc lidé ve firmě zvyknou whistleblowingový software používat, může se z něj stát i oblíbený nástroj pro zasílání obecných podnětů na zlepšení chodu firmy a pro návrhy, jak fungování organizace ještě vylepšit.
Vhodný whistleblowingový systém by měl být komplexní mechanismus, který firmám zajistí podmínky pro podání oznámení. Od jeho přijetí po vyřešení. S ohledem na to, k čemu má sloužit, musí být takový systém v první řadě dostupný, bezpečný a důvěryhodný.
Ať už se společnost rozhodne pro jakýkoliv systém, měl by zaměstnancům umožňovat zvolit si způsob oznámení. Ze zákona budou mít totiž právo oznamovat nekalé praktiky jak písemně, tak ústně či osobně.
Jednotlivé oznamovací kanály pak může firma mezi sebou kombinovat. V praxi to tedy může být kombinace whistleblowingového softwaru, dedikované e-mailové adresy, speciální telefonní linky, fyzické schránky a osobního setkání s člověkem, který je pověřen a vyškolen k příjmání těchto oznámení.
Pokud firma zvolí jako základní kanál pro oznamování whistleblowingový software, přinese jí to hned několik výhod. Mezi ty nejzásadnější patří, že software může oznamovatel využít prakticky kdykoliv a odkudkoliv. Navíc mu zajišťuje anonymitu podání. Podporuje tak důvěru v celý proces. Firmám zase nabízí jednoduchou a přehlednou správu oznámení.
Giriton nabízí speciální Whistleblowing modul, který mohou firmy používat jak samostatně, tak v kombinaci s Docházkovým modulem. V případě, kdy si firma aktivuje pouze Whistleblowing modul GIRITON, má k dispozici správu řešitelů, kategorií oznámení i správu oznamovacích formulářů. Služba nijak neomezuje počet oznamovatelů. A to jak interních, tak externích. Zájemci mohou navíc využít možnosti podat oznámení přes web a případně i přiložit přílohy nebo si s příjemcem oznámení anonymně chatovat.
V případě, kdy si firma aktivuje modul Whistleblowing GIRITON a používá i Docházku GIRITON, získá navíc možnost snadno podávat oznámení jak z mobilní aplikace, tak také přímo z píchacích hodin.
Společnostem, které používají naši Docházku GIRITON a potřebují pokročilé whistleblowing funkce, nabízíme integraci na externí whistleblowing systém Nenech to být NNTB.cz, který nabízí mnoho rozšířených funkcionalit dle zvoleného NNTB tarifu. Součástí takového řešení jsou všechny zmíněné možností použití, jako je například podávání oznámení přes aplikaci či v prostřednictvím píchacích hodin. Samotná správa se už ale provádí přímo v portále NNTB.
Nasazení whistleblowingového systému rozhodně nemusí být strašák. Rádi s vámi probereme vhodné řešení na míru vašim potřebám. Připravte vaši organizaci na toto nové nařízení včas a kontaktujte nás buď na telefonním čísle +420 728 543 275, nebo na e-mailové adrese info@giriton.com ještě dnes.
