Nástup nových zaměstnanců bývá obvykle hektické a náročné období. Jak pro nováčky, kteří začínají a musí se zorientovat ve všech pravidlech a zvyklostech, tak pro personální oddělení, které musí zajistit veškerou povinnou dokumentaci. Zde jsou čtyři důležité zákonné povinnosti, na které se v počátečním shonu snadno zapomene.
1. Lékařské prohlídky
Všichni zaměstnanci mají povinnost absolvovat vstupní prohlídku. Pokud si ale někdo myslí, že si vystačí pouze s jedinou lékařskou prohlídkou při nástupu, pak se plete. Pracovníci musí docházet i na takzvané periodické prohlídky, jejichž obsah a četnost se liší podle profesního rizika a věku zaměstnance. Koho přesně se návštěva lékaře týká a kdo musí i na mimořádné či následné prohlídky se dočtete podrobněji zde.
TIP - Uchovávat všechny dokumenty o lékařských prohlídkách můžete v HR systému GIRITON v agendě Lékařské prohlídky.
Dokumenty sem můžete nahrát nebo si je vygenerovat pomocí šablony. Přes systém je také snadno pošlete k elektronickému podpisu. GIRITON vás navíc automaticky upozorní na potřebu nové prohlídky a sám upraví četnost pracovně-lékařských prohlídek při překročení 50. roku věku zaměstnance nebo při změně kategorie práce.
2. Správné vedení evidence pracovní doby
Ze zákona musí vést každý zaměstnavatel takzvanou evidenci pracovní doby. Jedná se o dobu, kterou zaměstnanec reálně odpracoval. Evidenci pracovní doby je nutné vést ke každému zaměstnanci zvlášť a zaznamenávat musíte konkrétní údaje o pracovních směnách (tedy čas začátku a konce směny). Dále přesčasy, noční práci a pracovní pohotovost. Ve všech případech musí být jasně vyznačen začátek a konec dané pracovní aktivity. Jaký je rozdíl mezi evidencí pracovní doby a docházky a co přesně evidovat, se dočtete zde.
TIP - Se správnou evidencí pracovní doby vám pomůže Docházka GIRITON. Zaměstnanci si mohou příchody, odchody, pauzy a další aktivity vkládat buď přes píchací hodiny, nebo webovou a mobilní aplikaci.
Systém pak počítá i práci v noci, o víkendu, ve svátcích a přesčasy. A automaticky takovou práci zohlední v podkladech pro výpočet mzdy. Zaměstnanci mohou využít funkci zobrazení zůstatků nebo přes systém podávat žádosti, například o dovolenou nebo návštěvu lékaře. Vedoucí pak žádost schválí na pár kliknutí a všem přijde o stavu žádosti notifikace, což šetří čas a zefektivňuje chod firmy.
3. Školení BOZP
Každou pracovní pozici musíte zařadit do příslušné kategorie rizikovosti dle vyhlášky Ministerstva zdravotnictví ČR. Máte-li pozice v rizikových kategoriích, musíte o nich nejpozději 30 dnů od jejich zahájení informovat orgán ochrany veřejného zdraví. Nezapomeňte ani na to, že je nutné mít zpracovanou dokumentaci BOZP a požární ochrany a všechny zaměstnance řádně proškolit. Školení absolvují všichni nováčci. I zkušení zaměstnanci si ho ale musí každé dva roky zopakovat. Pro některé pozice navíc musíte zajistit i profesní a odborná školení (například pro řidiče, svářeče nebo zaměstnance pracující ve výškách). Všechna vaše pracoviště musí být řádně zabezpečena a zaměstnanci musí dostat veškeré potřebné ochranné prostředky. Zaměstnanci musí být také k práci vždy zdravotně způsobilí, což souvisí se zmíněnými lékařskými prohlídkami. A zapomenout nesmíte ani na funkční systém šetření, evidování a odškodňování pracovních úrazů.
TIP - V GIRITON HR systému můžete potvrzení o proběhlém BOZP školení u každého zaměstnance uchovávat v záložce dokumenty.
Opět je můžete jednoduše odeslat k elektronickému podpisu zaměstnancům i vedoucím. Stejně tak můžete využít agendu Knihu úrazů pro evidenci všech úrazů na pracovišti. Nemusíte tedy skladovat šanony s tištěnými dokumenty. V našem systému máte vše online a přístupné kdykoliv a odkudkoliv.
4. Souhlas se zpracováním osobních údajů
Jako zaměstnavatel fungující v rámci EU máte povinnosti týkající se ochrany dat, která o zaměstnancích sbíráte. Ve zkratce můžete shromažďovat pouze údaje nezbytné pro výkon práce. Tak, abyste mohli vytvořit pracovní smlouvu, vystavit mzdový výměr či například zaznamenat zdravotní stav v rámci evidence úrazů či nemocí z povolání. V takových případech zaměstnancův výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů nepotřebujete. Pozor ale, pokud si chcete například do budoucna ponechat životopisy uchazečů, kteří nebyli na danou pozici vybráni. V takovém případě vám musí kandidáti souhlas udělit.
TIP - Využijte naši agendu Evidence uchazečů nebo Nástěnku se sloupci, ve které můžete vést jednotlivé uchazeče dle pozic a přidávat si k nim potřebné dokumenty jako životopis, odkaz na LinkedIn nebo podepsaný souhlas se zpracováním osobních údajů.
Docházka a HR systém GIRITON
GIRITON vám pomůže s docházkou i veškerou HR agendou. Využít můžete předpřipravené agendy jako jsou například Správa majetku, Evidence vozového parku, Lékařské prohlídky, Kniha úrazů, Školení nebo Nástěnka se sloupci. A pokud by vám to nestačilo, můžete si tvořit vlastní agendy a konkrétní políčka v jednoduchém drag and drop editoru. Využívat můžete i generování dokumentů nebo digitální podpisy. Vše tak budete mít online a přístupné odkudkoliv.
Zbavte se šanonů a zbytečného tisknutí dokumentů. Všechny dokumenty budete mít jak v jednotlivých agendách, tak i v záložce dokumenty u konkrétního zaměstnance. Další výhody HR modulu nebo Docházky GIRITON vám rádi ukážeme v akci. Domluvte si s námi představení systému nebo si ho rovnou vyzkoušejte na 14 dní zdarma. Kontaktujte nás na na telefonním čísle +420 728 543 275 nebo na e-mailu info@giriton.com.
