Vedieť, ako efektívne využívať svoj čas v práci, vám prinesie mnoho výhod. Úlohy zvládnete splniť načas, vaši kolegovia a nadriadení budú spokojní, budete mať lepší pocit z vykonanej práce a viac času na svojich blízkych a koníčky. Lenže ako si rozvrhnúť čas v dobe, keď sa na vás povinnosti valia zo všetkých strán? Tu je sedem jednoduchých, ale účinných taktík, ako pracovať efektívnejšie.
Byť čo najefektívnejší znamená, že zvládnete čo najviac úloh v čo najkratšom čase a s čo najmenším úsilím. To znamená viac práce za kratší čas a v čo najväčšej pohode. Existujú metódy, vďaka ktorým môžete pracovať chytrejšie. A v dnešnom hektickom tempe si tak udržať energiu a motiváciu.
1. Určte si reálne ciele a spíšte si ich
Lepšie sa sústrediť na to dôležité budete môcť vtedy, keď si definujete, čo chcete robiť a prečo. Určte si reálne ciele. Potom ich rozdeľte na konkrétne, menšie úlohy. Úlohy si potom spíšte do to-do listu. Niekto si takýto ťahák vytvára každé ráno pri prvej káve, niekto si radšej naplánuje celý nadchádzajúci týždeň v nedeľu večer. Osvedčená rada je urobiť najprv to, do čoho sa vám chce najmenej. Najviac energie máte zvyčajne dopoludnia a zvyšok dňa bude príjemnejší, pretože eliminujete zbytočný stres z odkladania toho najpodstatnejšieho. Rovnako platí, že pokiaľ daná úloha trvá menej ako dve minúty, urobte ju hneď a neodkladajte ju na neskôr.
2. Merajte si čas
S prvým bodom súvisí meranie času. Skúste si počas jedného týždňa zapisovať, čo a ako dlho ste v práci robili. Uľahčí vám to odhaliť "časových upírov", teda veci, ktoré vám zbytočne kradnú čas. Navyše si postupne vytvoríte dobrý odhad na to, koľko času vám čo zaberá. Budete tak vedieť lepšie plánovať a určovať priority svojej práce.
3. Odpočívajte
Pokiaľ je to možné, snažte sa striedať sústredenú prácu s prestávkami. Po dokončení úlohy alebo po dlhšom pracovnom úseku sa pretiahnite. Ak sedíte pred monitorom, pozrite sa na chvíľu von oknom alebo vyjdite na denné svetlo. Choďte po schodoch alebo sa aspoň choďte napiť do kuchyne.
4. Pekne po poriadku
Vždy robte v danom čase len jednu vec. Hoci multitasking môže vyzerať lákavo, dosť pravdepodobne na konci dňa zistíte, že ste urobili dvadsať vecí, ale ani jedna z nich nie je hotová. Nevznikne pocit z dobre vykonanej práce a nezostane vám energia a ani čas na veci, ktoré máte radi.
5. Nerušiť, prosím
Predtým, ako sa pustíte do náročnejšej úlohy, uistite sa, že máte vypnuté notifikácie, ideálne aj stíšený telefón a zatvorenú e-mailovú schránku. Pokúste sa minimalizovať riziko vyrušovania. Ak pracujete v rušnom prostredí, nájdite si kľudný kútik a nasaďte si slúchadlá. Ak zdieľate kanceláriu s viacerými kolegami, dohodnite si signály. Napríklad ružový lepiaci papierik na vašom počítači bude znamenať, že sa sústredíte a nemali by na vás hovoriť.
6. Využívajte technológie
Nie kvôli prokrastinácii a prechádzaniu nových príspevkov na vašom Instagrame, ale aby ste si uľahčili a urýchlili prácu. Existujú aplikácie (napríklad Costlocker, Hubstaff a Toggl Track), ktoré vám umožnia merať čas strávený nad každou úlohou alebo projektom. Aj vaše To-do listy môžete mať v digitálnej podobe a stále pri sebe, takže nehrozí, že zoznam niekde stratíte alebo zabudnete. Skúsiť môžete napríklad jednoduchý Todoist, TickTick ponúkajúci aj synchronizáciu s kalendárom a meranie času, alebo dostupný Google Task. Čas a námahu vám ušetrí aj množstvo dostupných špecializovaných softvérov. Napríklad prácu HR a mzdových účtovníkov môže zefektívniť a uľahčiť dochádzkový systém Giriton. Vďaka exportu do ďalších systémov šetrí čas a minimalizuje zbytočnú administratívu. Nebojte sa skúšať a experimentovať. Na uľahčenie niektorých úloh môžete využiť aj stále vychvaľovanú AI, napríklad ChatGPT. Úlohy síce neurobí za vás, ale môže vám s niektorými z nich pomôcť, čo vám môže ušetriť čas alebo napríklad vnuknúť nový nápad.
7. Udržujte rovnováhu medzi prácou a životom
Je ľahké nechať sa pohltiť prácou a pre všetky položky na to-do liste zabudnúť na osobný život. Pokiaľ ale nebudete odpočívať a "dobíjať si baterky" aj mimo práce, čoskoro začne vaša efektivita a produktivita v práci prudko klesať. Kľudne si preto do kalendára zapíšte schôdzky sami so sebou a choďte si zašportovať, na výlet alebo si zájdite do kaviarne na niečo dobré s priateľmi. Čas, ktorý do seba investujete, sa vám v práci mnohonásobne vráti v podobe dostatočnej energie, dobrej nálady a ochoty čeliť výzvam a zvládnuť aj tie najnáročnejšie dni.
Čo si z toho odniesť?
Podľa vedcov z Univerzity v San Diegu priemerný Američan denne spotrebuje 34 gigabajtov dát a informácií. Vedieť tak určiť priority a sústrediť sa, si vyžaduje nielen prípravu, ale aj tréning a určitú disciplínu. Odmenou vám bude nielen úspešné plnenie úloh a dosahovanie stanovených cieľov, ale aj vyššie sebavedomie, lepšia rovnováha medzi pracovným a súkromným životom a celkovo lepšie duševné zdravie. Mnoho z týchto typov môžete využiť aj v prípade, že pracujete z domu a potrebujete pomôcť s efektivitou vašej práce, aj keď okolo pobehujú napríklad deti alebo domáci miláčikovia. Jednotlivé odporúčania zavádzajte do svojej pracovnej rutiny postupne a sledujte, či sa niečo zmení. Nebojte sa metódy prispôsobiť tak, aby vyhovovali vášmu pracovnému rozvrhu a osobným preferenciám. Len tak majú šancu stať sa automatickou súčasťou vašej práce a užitočnými pomocníkmi, a nie zdrojom ďalšieho stresu.
A ak by ste chceli vedieť, s čím presne by vašej firme mohol pomôcť HR alebo dochádzkový systém Giriton, kontaktujte nás buď telefonicky na čísle +421 2 222 005 57 alebo e-mailom na adrese info@giriton.com.
